31. Hållbart arbetsliv

Robert Cloarec: Hej och varmt välkommen till Arbetsgivarpodden, som är Arbetsgivarverkets podcast. I podden vill vi belysa olika perspektiv, inspirera och sprida kunskap om arbetsgivarfrågor. Arbetsgivarverket är arbetsgivarorganisationen för de statliga arbetsgivarna. Mitt namn är Robert Cloarec. Med mig idag har jag två gäster. Emilia Liljefrost, programchef för arbetsområdet Hållbart arbetsliv, som är en del i Partsrådet för den statliga sektorn. Och Johan Sørensson, som är administrativ chef på Statskontoret. Kul att ha er här och varmt välkomna båda två till arbetsgivarpodden. Idag ska vi prata om ett projekt som heter Arbetsområde hållbart arbetsliv. En bakgrund till det är att arbetsmiljöfrågor och arbetsmiljö inom staten, det går upp och det går ner. Men 80 procent av de som jobbar i staten är nöjda med sin arbetsmiljö. Men stress och ohälsa på arbetsplatsen har ökat i staten och allmänt på arbetsmarknaden. Enligt Arbetsgivarverkets senaste arbetsmiljörapport så kan vi konstatera det. Varför då? Ja. Myndigheter har ett särskilt, specifikt uppdrag men verkar i en väldigt komplex miljö och har högre krav på produktivitet och effektivitet. Samtidigt ser vi också att den demografiska utvecklingen kräver ett längre arbetsliv. Dels behöver vi god arbetsmiljö för ett gott arbete, en god verksamhet, men också för att individerna ska kunna arbeta längre. Därför ska vi prata om hållbart arbetsliv och vilka utmaningar som arbetsgivare och medarbetare står inför. Hur vi möter dem tillsammans och framför allt vilket stöd Partsrådet erbjuder. Emilia, du är programchef för Partsrådets relativt nya arbetsområde Hållbart arbetsliv. Kan du berätta lite mer? Vad handlar det om?

Emilia Liljefrost: Programmet för hållbart arbetsliv fattade man beslut om med centrala parter 2017, att det behövdes. Man noterade att sjuktalen var höga och regeringen satte tryck på arbetsgivare och sa till och med att man var beredd att ändra regelverket och låta arbetsgivare stå för en större del av kostnaden för sjukskrivningstalen om inte åtgärder vidtogs. Det gjordes en rad olika överenskommelser inom olika sektorer. På det statliga området fattade man ett beslut om att man inom Partsrådet skulle ha ett program för hållbart arbetsliv. Det är bakgrunden till programmet.

Robert Cloarec: Johan, du jobbar ju på Statskontoret, som är en av våra äldsta statliga myndigheter, med anor från 1600-talet. Vad betyder hållbart arbetsliv för dig och er?

Johan Sørensson: Statskontoret och många andra arbetsgivare erbjuder frihet i att utföra sitt arbete under eget ansvar, flexibilitet i hur eller när man arbetar och var man arbetar. Samtidigt har kraven på tempo och övrigt drivits upp. Jag ser att pressen hos medarbetarna själva blir högre och högre för att nå toppresultaten. Då är det naturligtvis viktigt att vi möter det på olika sätt, funderar igenom hur vi och våra medarbetare ska ha god hälsa, tycka om sitt jobb, vara engagerade i det. Det är hållbart arbetsliv för mig.

Robert Cloarec: De statliga myndigheterna har ett eget ansvar, ett verksamhetsområde och är fristående som vi säger, och det betyder att med väldigt skilda uppdrag fungerar styrningen och organisationen väldigt olika. Det betyder att arbetsmiljön är väldigt olika mellan olika statliga myndigheter och verksamheter. Samtidigt är politiska beslut grunden för hela statsförvaltningen, vilket har stor påverkan på verksamheten. Utmaningen här för er är att det inte finns bara en lösning som leder till ett hållbart arbetsliv för alla inom statlig sektor, för alla medarbetare. Emilia, med det perspektivet, vilka är de största utmaningarna som både arbetsgivare och medarbetare står inför?

Emilia Liljefrost: Det är ju väldigt svårt att sammanfatta vad det är för utmaning. Men vi ser en ökad grad av komplexitet i arbetslivet. Men i livet som helhet också, inte minst med digitaliseringen. Digitaliseringen och den tekniska utvecklingen betyder ju en förändring av arbetsinnehållet. Det är åtta år sen vi fick smartphones, idag har ju alla en sån, och det är kontoret på fickan. Men det är också privatlivet på fickan, så det är en ökad komplexitet både i arbetslivet och i privatlivet som jag ser det. Sen är det också så att befolkningen åldras. Gruppen som är 85 år eller äldre ökar kraftigt. Vi har också en situation med en åldrande befolkning som sätter press på vårt pensionssystem. Den åldrande befolkningen utmanar oss och nu inom några år måste vi kunna och vilja arbeta två, tre år längre. När vi ser att sjuktalen stiger hos personer i yngre medelåldern, personer i 35-årsåldern, då blir man ju orolig. Om arbetslivet inte är hållbart vid 35, hur ska man då kunna jobba till 70?

Robert Cloarec: Ett av Statskontorets uppdrag är att analysera verksamheter och myndigheter utifrån olika perspektiv. Utifrån de utredningarna, ser ni några speciella trender kring arbetsmiljö och sjukdom under de senaste fem åren.

Johan Sørensson: Så är det. Vi är inte bara arbetsgivare, utan har också uppdraget att utvärdera. För två år sedan skrev vi en rapport till regeringen om hur de statliga myndigheterna arbetar med att förebygga och minska sjukfrånvaron bland sina anställda. I den såg vi att nästan hälften av myndigheterna saknade rutiner för att tidigt upptäcka ohälsa hos medarbetarna. Cheferna behöver ha bättre kunskap, mer stöd, och det krävs åtgärder särskilt inriktade mot kvinnors sjukfrånvaro. Samtidigt arbetar myndigheterna mycket med den systematiska arbetsmiljön och vidtar också åtgärder. Där är myndigheterna på tårna.

Robert Cloarec: Om vi nu har den här lagstiftningen och det stödet, varför måste vi arbeta ännu mer proaktivt med hållbart arbetsliv?

Emilia Liljefrost: Jag ser ju, inte minst utifrån de kontakter jag har med myndigheter och deras lokala parter, att även om man har en lagstiftning, även om det kan finnas policyer och rutiner och man har kunskap och den goda viljan att jobba proaktivt, så är det inte självklart att få till det på riktigt, i praktiken. Det är en bedömningsfråga till exempel. När man vågar ta initiativ, föra upp frågan på tal, gränsdragningar som ska göras osv. När man ställer frågor till varandra som kollegor, som chef till sina medarbetare, om arbetssituationen, om det kan finnas tecken som det finns anledning att tro att det här är stress och inte bara nånting vanligt, som man inte behöver ta upp.

Robert Cloarec: Ser ni några positiva tendenser de senaste åren bland myndigheterna?

Johan Sørensson: Vi följer sjukfrånvaron för varje år. Men just den här specifika uppföljningsstudien, den fördjupade studien, som vi gjorde 2016 på hösten, den har vi inte fått nåt uppdrag att återupprepa.

Robert Cloarec: Då är det ”action time”, Emilia. Vad är det Partsrådet kan stötta med? Berätta lite, vad kan ni erbjuda och hur når man er för att få stödet?

Emilia Liljefrost: Vi jobbar ju med syftet att bidra till en bättre arbetsdag varje dag, för att skapa friska och engagerade arbetsplatser, det är våra två målområden. Det innebär att vi jobbar i ett ganska brett spann, alltså både sett till efterhjälpande insatser, att stärka återgång till arbetet efter sjukskrivning, men också förebyggande insatser för att motverka ohälsa. Sen har vi också målet engagerade arbetsplatser som handlar om att främja, skapa och ta vara på engagemang. Det bygger också på idéer om arbetslivets förmåga att bidra till välbefinnande. Men också frågor som handlar om utvecklande insatser för lärande och karriär. Här har vi olika stödinsatser som man kan få av oss och som man kan avropa lokalpartsgemensamt. Det är olika typer av stöd, halvdagsworkshops till exempel men också analysstöd, att vi kan komma och hjälpa till och göra en analys för att bidra med ett underlag som gör att man hittar de framkomliga vägarna. Inte minst sett till att möta utmaningen med att få till det proaktiva arbetet med att förebygga ohälsa och ta till vara på engagemang.

Robert Cloarec: Vi har ett konkret exempel här, som heter Statskontoret. Hur fick ni kontakt med arbetsområdet, hur gjorde ni och vad var bakgrunden?

Johan Sørensson: Vi har ju använt halvdagsworkshops, en partsgemensam workshop. Bakgrunden var att vi som alla andra hade gjort en medarbetarundersökning, där en av de tre saker som vi såg och behövde angripa, trots i övrigt bra resultat, var just stressfrågorna, stress- och pressfrågorna. Vi behövde stärka just chefernas förmåga att hantera och fånga upp det tidigt hos medarbetarna – stressen och pressen. Då försökte vi olika varianter.

Robert Cloarec: När började ni?

Johan Sørensson: För drygt ett år sen till att börja med och vi letade ganska flitigt. Men egentligen var det inte förrän vi såg det här som Partsrådet erbjuder. Det finurliga var ju just det partsgemensamma, för att vi inte bara kunde nå ut till våra chefer, utan vi fick även ett gemensamt språk med våra fackliga representanter och vårt arbetsmiljöombud. Vi hittade en gemenskap kring de här frågorna.

Robert Cloarec: När då lokala parter kommer till er i Partsrådet, vad vill ni ha av dem och hur hanterar ni en sån förfrågan?

Emilia Liljefrost: Vi har många dialoger. Jag brukar säga att det partsgemensamma är vår hemliga ingrediens. Vi har samtal partsgemensamt för att diskutera vad det är för utmaningar man har på arbetsplatsen. Vad är det i såna fall för typ av stöd vi erbjuder, som man skulle kunna ta del av. De partsgemensamma samtalen har visat sig vara väldigt värdefulla. Vår roll är många gånger att vi hjälper till att spegla, ställa frågor, så att man själv hittar svaren på vad det är man vill göra. Är det så att man vill ta stöd av oss eller vill man gå vidare på annat sätt? Vilka typer av tjänster skulle kunna vara aktuella att ta del av osv.? Vi speglar och ställer frågor, så att man själv hittar svaret på hur man vill gå vidare. Vi ser ett stort intresse för de två områdena när man kommer till oss. Det är kanske främst det proaktiva arbetet, att man vill omvandla den kunskap och de policyer man har till att verkligen få till det proaktiva, förebyggande arbetet. Sen finns det också en stor efterfrågan på att utveckla arbetssätten. Vi har en tjänst som heter effektiva team. Där ser vi att många är intresserade av att diskutera hur man kan bli bättre på att jobba i samverkan, kollegor emellan, kring olika arbetsområden. Det är de två områdena jag ser att man gärna vill diskutera just nu.

Robert Cloarec: Hur länge pågår ett projekt, hur länge är ni involverade mot en myndighet?

Emilia Liljefrost: Det är ett antal förmöten, där man har en dialog om vad det är som gör att man vill ta del av den här tjänsten och i såna fall, är det den här tjänsten som är den bästa. Sen är det ju genomförandet, som kan ta tre–fyra timmar ungefär och så efterföljande samtal i workshop. När det gäller analystjänsten ger vi ett mycket mer omfattande stöd. Vi har i ett fall gjort ett 30-tal intervjuer på en och samma myndighet för att hjälpa till med att ta fram underlaget som man får partsgemensamt. Så det är lite olika beroende på tjänst.

Johan Sørensson: Även om tre–fyra timmar kan verka kort, blev det för oss verkligen ett startskott. Det var väldigt bra förberett, när vi väl kom till workshoppen.

Robert Cloarec: Hur många var med på workshoppen?

Johan Sørensson: Vi var hela ledningsgruppen, två representanter för varje fack och arbetsmiljöombudet, så vi var drygt tio personer. Utifrån dem har vi bildat en lite mindre grupp, men fortfarande med samma representation, som nu jobbar vidare med frågorna. Det hade inte blivit nånting om det inte hade varit så bra förberett, det var skräddarsytt för oss.

Robert Cloarec: Med tanke på bakgrunden och utmaningarna bör det rimligen för Statskontoret, med ert perspektiv, och hela statsförvaltningen vara rätt centralt och viktigt för att få till en god statsförvaltning i Sverige och i framtiden helt enkelt. Ser ni den bilden på Statskontoret, för helheten för det här arbetet?

Johan Sørensson: Först vill jag säga att jag är rätt optimistisk. Jag tycker att det arbete jag ser, inte minst kring hela diskussionen om ett nytt, modernt, tillitsbaserat ledarskap, talar för att vi inte kommer att misslyckas i den här frågan. Förtroendet för staten, både som arbetsgivare och institution, är högt, men det finns ju oroande tendenser. Det ökande sjukdomstalet är absolut en sån, som vi behöver adressera. Vi behöver ta krafttag för att stärka vårt arbetsgivarvarumärke i den statliga förvaltningen. Där är ju frågan om välmåendet helt central.

Robert Cloarec: Nu tänker jag vi skulle få ta del av era konkreta tips och råd om vad vi kan göra för att arbeta för ett hållbart arbetsliv i staten. Emilia, vilka är de tre bästa tipsen och råden du har för att skapa hållbara arbetsplatser?

Emilia Liljefrost: Till att börja med att sätta frågan om hållbart arbetsliv högt på agendan, det tror jag är en bra utgångspunkt. Det andra är att inte särskilja frågan om hållbart arbetsliv från kärnverksamhetsfrågorna, utan det är ett viktigt verktyg för att klara kärnuppdraget. Plus att använda all kunskap, det finns mycket kunskap. Det här är ett kunskapsområde där det finns mycket att hämta. Det finns också gott om verktyg som man kan ta nytta av. Ta gärna hjälp från Partsrådet.

Robert Cloarec: Vilka signaler bör man vara uppmärksam på? Vad ska man se, vad ska chefen se, vad ska medarbetarna se för att inse att vi behöver arbeta med hållbart arbetsliv?

Emilia Liljefrost: En signal kan ju vara kvalitén i arbetet. Det kan vara svårt att se det ibland i tjänstemannayrken. Har man inte ett fungerande arbete för ett hållbart arbetsliv, kan det ge avtryck även i kvalitén på arbetet man gör och levererar. Ett annat tecken kan ju vara konflikter. Det är två exempel, men också korttidsfrånvaro, att folk är borta ofta, i korta perioder. Det kan också vara ett tecken.

Robert Cloarec: Det var ju där det började i någon mening, med sjuktalen, som var den stora signalen. Hur gör man Johan, från ord till handling? Hur har er konkreta resa varit för att få det här att rulla?

Johan Sørensson: Konkret är ordet. Det är klart att det finns nåt slags makroperspektiv på att vi behöver arbeta längre i livet och därför behöver vi ha orken för att jobba längre. Vi behöver också attrahera och behålla våra medarbetare. Men jag tror också att det finns en helt annan fråga, det som egentligen handlar om styrningen. Vi är ganska bra på att skapa vår egen press, alla vi medarbetare, och är kraven otydliga på oss kommer vi troligen att överprestera. Det är mycket mer sannolikt att vi kommer att överprestera än underprestera. Det är något jag tror skapar mycket av den här pressen och stressen som vi ser nu.

Robert Cloarec: Har du nåt konkret exempel på nåt nytt verktyg eller nån ny åtgärd som ni börjat tillämpa när ni genomför arbetet?

Johan Sørensson: Vi har satt orden välmående och lärande högt i vår nya inriktning på Statskontoret. Med mer tydliga krav, just kring välmående och lärande, vill vi markera att det inte bara är produktivitet och kvalitet som vi ska hålla högst, utan att det finns andra värden som vi hela tiden behöver tänka på och ha med i vår vardag.

Robert Cloarec: Vad säger du, Emilia?

Emilia Liljefrost: Jag tycker det låter jättebra, verkligen. Jag ser ju vikten av att man blir bra på den här typen av förändringsarbete, att man ska ha processer och verktyg för verksamheten som helhet. Det innebär att man lättare kan möta samhällsutmaningar som digitalisering, att arbetskraften åldras och att man behöver attrahera kompetens. En del i att bli riktigt vass på att jobba med förändringsarbete, det är att man arbetar strategiskt med de här frågorna, att man odlar lärkulturer i verksamheten.

Robert Cloarec: Emilia, du nämnde digitalisering som en stressfaktor i offentlig förvaltning. Men samtidigt är det en möjlighet. Hur kan vi ta till vara på detta som en möjlighet för det hållbara arbetslivet, den nya tekniken, nya arbetssätt osv.?

Emilia Liljefrost: En viktig faktor för att ta till vara på digitaliseringen som en möjlighet är att organisera för att nyttja möjligheterna. Idag har vi en tendens att placera teknikutvecklingen i verksamheten i ett eget stuprör och jag tror verkligen att vi skulle behöva bygga in hängrännor och involvera medarbetare i olika delar av verksamheten för att dra nytta av digitaliseringen, vilken typ av digitala verktyg som behöver utformas osv. Det går inte att separera olika delar av verksamheten längre, om man vill få ut de bästa möjligheter som digitaliseringen erbjuder.

Robert Cloarec: Det borde bidra till välmående och lärande, eller hur Johan?

Johan Sørensson: Absolut. Jag tror att vi måste se digitaliseringen som en enhet och som nånting som inte är valbart. Att bygga in mycket längre processer för att förbereda oss på att kunna göra vinsterna på lite sikt, som vi ändå hoppas på med digitaliseringen.

Robert Cloarec: Om du vill vara visionär, Johan, vad kommer vi att arbeta med i framtiden? Hur kommer vi att arbeta med de här frågorna i framtiden?

Johan Sørensson: Jag tycker att vi redan har påbörjat en stor resa. Det är inte ”mest gör bäst” längre. Vi pratar om mjuka värden på ett helt annat sätt idag. Vi pratar om trivsel, tillit och ledarskap och att ha ork kvar till sin fritid på ett annat sätt än vi gjorde när jag började i staten för 20 år sen. Men det är en lång resa kvar, utan tvekan. Jag tror att vi behöver bygga in det i strukturerna, att det inte bara är en mjukisfråga som ska läggas som ett filter på allt vi gör i övrigt.

Robert Cloarec: En central faktor som jag ser det är att myndigheterna behöver lära av varandra. Har ni nåt sånt samarbete för att få till det, så att kunskaperna sprids?

Emilia Liljefrost: Vi har ju viss aktivitet inom programmet som bygger på läronätverk, att man får chansen att dela med sig av erfarenheter till varandra. Det är nånting vi kommer att vidareutveckla. Vår verksamhet är i sin linda fortfarande, den är alldeles ny. En av de saker som medlemmarna efterfrågar är möjligheten till utbyten. Det ska vi naturligtvis svara upp till. Det är möjligt att man kan göra det med digitala verktyg, sett till att vi har 240 myndigheter spridda över hela landet. Att vi skapar förutsättningar för utbyte, där tekniken kan överbrygga de geografiska avstånden till exempel, för att kunna dela erfarenhet.

Johan Sørensson: Utifrån vår erfarenhet har vi kommit mycket längre när vi har ett gemensamt språk internt. Om vi skulle kunna få till det i ett litet större forum, bland fler myndigheter, tror jag det finns ännu större vinster att göra, såklart.

Robert Cloarec: En sista fråga till dig, Emilia. De som lyssnar på det här blir naturligtvis väldigt intresserade av Partsrådet och hållbart arbetslivsstöd. Hur ska de göra för att få kontakt med er?

Emilia Liljefrost: Först vill jag säga att man verkligen ska ta tillfället i akt. Det är en helt unik möjlighet, genom det partsgemensamma, att det är centralt förankrat mellan parterna och att det riktar sig mot lokala parter på arbetsplatsen. Så ta vara på tillfället. Vill ni veta mer så är det alldeles utmärkt att börja med att gå in och titta på Partsrådets hemsida och läsa mer om tjänsterna. Vill ni sen ha ännu mer information, så ta kontakt. Vi försöker återkomma snabbt för att påbörja en dialog om det här kan vara nånting för just den myndighet som hör av sig.

Robert Cloarec: Det är dags att avrunda. Vi har idag pratat om hur vi skapar ett hållbart arbetsliv, vilket stöd Partsrådet erbjuder och vi har också hört erfarenheter från Statskontoret. Innan jag släpper iväg er, skulle jag vilja ställa en sista fråga till er båda. Nämligen, vad vill du att vi tar med oss? Det kan vara något du redan sagt, vill förstärka ytterligare eller något helt nytt. Emilia, vi börjar med dig, vad vill du att vi tar med oss?

Emilia Liljefrost: Jag vill nog lyfta fram det partsgemensamma. Det forskning och erfarenhet visar är att när man jobbar partsgemensamt, när aktörer som äger en fråga gemensamt kommer fram till vad utmaningen är och hur lösningen kan se ut, då har man betydligt bättre förutsättningar för att verkligen åstadkomma förändring.

Robert Cloarec: Johan, vad säger du, vad vill du att vi tar med oss?

Johan Sørensson: Stress och press påverkar oss alla på olika sätt och leder till olika konsekvenser. Det vi kan göra på en generell nivå är att lära oss lyssna ännu mer på våra medarbetare, prata om de förväntningar och begränsningar som var och en har.

Robert Cloarec: Tack ska ni ha och tack till dig som lyssnat. Om du har några frågor eller förslag på ämnen som du vill att vi ska prata om i podden, hör gärna av dig till oss på arbetsgivarpodden@arbetsgivarverket.se. Mitt namn är Robert Cloarec. Vi hörs snart igen. Hej då.