34. Olika kontorslösningar - hur skapar man en bra arbetsmiljö?

Robert Cloarec: Hej och varmt välkommen till Arbetsgivarpodden, som är Arbetsgivarverkets podcast. Med podden vill vi belysa olika perspektiv, inspirera och sprida kunskap om arbetsgivarfrågor. Arbetsgivarverket är arbetsgivarorganisationen för de statliga arbetsgivarna. Mitt namn är Robert Cloarec. Idag har jag med mig två gäster, Karin Alling som är personalansvarig på Konkurrensverket, hej Karin.

Karin Alling: Hejsan, hejsan.

Robert Cloarec: Och Bosse Johansson som är nationellt ansvarig för de aktivitetsbaserade kontoren på Trafikverket, hej Bosse.

Bosse Johansson: Hej, hej.

Robert Cloarec: Kul att ha er här och varmt välkomna båda två. Idag ska vi prata om olika kontorslösningar, det är en utveckling som har pågått länge. Vi ska prata om vägen fram till beslut, genomförandet, och jag hoppas också att vi kan få några tips och råd om vad som är viktigt att tänka på när man gör en kontorsförändring. På Trafikverket har ni aktivitetsbaserade kontor, inte alla, men många. Hur länge har ni haft det?

Bosse Johansson: Beslutet tog vår generaldirektör 2014 och sedan från 2015 hade vi våra första kontor som började bli klara.

Robert Cloarec: Hur många anställda finns i aktivitetsbaserade kontor hos er?

Bosse Johansson: Idag är det nog hälften. Vi har gjort en väldigt stor utveckling, vi har gått från 6 500 anställda 2017 till idag nästan 9 500. Så hälften kommer att bli berörda.

Robert Cloarec: Och Karin, på Konkurrensverket sitter de flesta i öppet landskap. Hur satt ni tidigare?

Karin Alling: I liknande kontor, men då hade vi lite fler egna rum än vi har idag.

Robert Cloarec: Och hur stor andel kommer nu sitta i öppet landskap?

Karin Alling: Ungefär två tredjedelar, på Ringvägen 100, som vi fastnade för.

Robert Cloarec: Det som är intressant här är vägen fram till beslut, hur ni har landat i detta. Men först Bosse, vad är ett aktivitetsbaserat arbetssätt och ett aktivitetsbaserat kontor? Hur definierar man det?

Bosse Johansson:Det är ett kontor där man inte har egna skrivbordsarbetsplatser eller egna rum, utan kontoret är uppdelat i ett antal olika zoner. Vi kommer säkert in på det och då kan jag beskriva det närmare, där man då kan tillmötesgå olika typer av behov i arbetsmiljön.

Robert Cloarec: Och Karin, ni sitter mer traditionellt i öppet landskap där var och en har sin arbetsplats, eller hur?

Karin Alling: Ja, vi har landskap på tre olika våningsplan och blandat med dem så har vi egna rum och även ett antal dubbelrum.

Robert Cloarec: Men man har sin arbetsplats?

Karin Alling: Ja, man har sin arbetsplats.

Robert Cloarec: Bosse, när ni jobbade med förankringen för att få chefer och medarbetare med i processen, hur bar ni er åt, hur viktigt var detta för verksamhetsutvecklingen?

Bosse Johansson: Vi kan väl säga att de första projekten vi genomförde med start 2015 kanske inte blev jättebra, för där missade vi hela den delen och drev det som ett lokalprojekt. Det gör vi inte i dagsläget, utan nu jobbar vi med ett förändringsprojekt där vi startar året innan och delar upp tydliga ansvarsroller mellan olika grupper i organisationen. Som chefen, vad har chefen för ansvar? Vad har projektet som ska driva fram lokalförändringen för ansvar? Vad har styrgruppen för ansvar? Så att vi gör tydligt de här rollerna.

Robert Cloarec: För det här är ju en del av er verksamhetsutveckling, det är inte bara att få till en kontorslösning, så att säga.

Bosse Johansson: Nej. Hela arbetssättet kopplar ju till det så att säga.

Robert Cloarec: Och Karin, hur involverade ni medarbetarna i den här förändringsprocessen, den kanske var mindre radikal, men ändå.

Karin Alling: Ja, just det. Vi hade en referensgrupp med personer från varje enhet när vi skulle börja välja. Vad är det för lokaler som vi söker efter? Och sedan fanns referensgruppen med hela vägen.

Robert Cloarec: Bosse, de fackliga skyddsombuden, hur blev de involverade, eller är involverade, i er utveckling?

Bosse Johansson: De är alltid involverade, så vi har regelbundna möten när vi driver projekt där både fackliga ombud och skyddsombud är inbjudna att ta del av de förändringar som sker, och även att vi gör riskanalyser inför projektstart där man kan lyfta alla risker.

Robert Cloarec: Har du exempel på risker?

Bosse Johansson: Kommer vi använda att kontoret på rätt sätt exempelvis, eller kommer man att sitta kvar eller… Det är en risk som har kommit upp. Eller kommer antalet platser i olika zoner att räcka till och sådana saker.

Robert Cloarec: Karin, gjorde ni någon riskbedömning innan er flytt?

Karin Alling: Ja, det gjorde vi tillsammans med facken också. Kommer det att fungera bra i de nya lokalerna? Kommer vi att kunna arbeta ostört? Kommer vi att kunna arbeta i lugn och ro på våra arbetsplatser? Eftersom vi visste att vi antagligen kommer att ha kontorslandskap och antagligen lite mer än vi hade där vi redan satt.

Robert Cloarec: Och nu har vi flyttat och är på plats i det nya kontoret, vad händer då? Hur upplever folk det här? Hur skapar man en bra och hållbar arbetsmiljö? Hur får man det att leva, det här nya aktivitetsbaserade arbetssättet, så att inte folk springer till en favoritplats varje morgon ändå, om ni förstår vad jag menar?

Bosse Johansson: Ja, absolut, och det händer att de gör det i alla fall.

Robert Cloarec: Va?

Bosse Johansson: Nej, men det är klart, vi pratar väldigt mycket om hur vi ska förvalta konceptet. Nu har vi investerat mycket tid både i förändringsledning och i bra lokaler och väl fungerande lokaler, men det är då egentligen som resan för medarbetarna startar. Då gäller det ju att vara på hugget och hålla i förändringen. Så vi jobbar med föreläsningar. Vi försöker också jobba med att ha aktiva möten, vi har föreläsningar med vår företagshälsovård till exempel och vi bjuder även in forskare som berättar, för nu är det mycket frågor kring forskning. Vad säger forskningen kring det här? Och även inspiration. Vi jobbar också med att försöka kontinuerligt utbilda cheferna och våra HR-partners, som är en central del och stöttar verksamhetsområdena.

Robert Cloarec: Karin, ibland hör man ju att kontorslandskap, eller öppna landskap, är det alternativ som ger många störningar, hur har ni hanterat den risken kring arbetsmiljön så att den blir så bra som möjligt nu när ni har etablerat er på det nya stället?

Karin Alling: Ja, vi har varit i lokalerna väldigt kort tid, vi flyttade in i juni och sedan har det varit semestrar. Så vår aktiva tid på kontoret där alla är med är kanske sammanlagt 2-3 veckor bara. Men precis när vi hade flyttat in så gjorde vi möten för alla tre våningsplan där medarbetarna kunde vara med och där vi pratade om vad vi tycker är viktigt i kontorsmiljön. Hur ska vi göra för att alla ska kunna jobba ostört? Och vad finns det för olika tänkbara regler som vi skulle kunna ha? Jag tror att medarbetarna var ganska överens om många saker.

Robert Cloarec: Ni hade ju i viss mån erfarenhet från tidigare.
Karin Alling: Ja, vi hade ju det, och vi hade liknande samtal där för kontorslandskap och hur man pratar med varandra i korridorer för att alla runtomkring ska kunna jobba.

Bosse Johansson: Jag kan göra ett tillägg där, att vi har ju också jobbat mycket med information inom organisationen. Byggt en informationsplattform och tagit fram filmer och en digital utbildning i arbetssätt, så det är flera olika aktiviteter utöver det jag nämnde tidigare.

Robert Cloarec: Bosse, hur ser ni att produktiviteten har påverkats nu när ni sitter aktivitetsbaserat? Har ni gjort några mätningar eller ser ni några tydliga effekter?

Bosse Johansson: Den frågan dyker ju upp, men det är så individuellt vilken miljö som är produktiv för mig. Och har jag tagit ansvar att välja den miljö som kanske bäst passar för arbetsuppgiften? Så det är en jättesvår fråga, jag får den jätteofta.

Robert Cloarec: En utmaning för den enskilde just att inse vilken arbetsplats som är lämpligast för mig just idag. Inte så självklart alltid.

Bosse Johansson: Nej, och jag är nationellt ansvarig men får också tänka på det själv. Men jag är också rätt social så jag gillar den sociala miljön. Men ibland kanske det inte alltid är det bästa.

Robert Cloarec: Sitter du aktivitetsbaserat?

Bosse Johansson: Ja, det gör jag, självklart.

Robert Cloarec: Så med erfarenhet kanske man måste komma överens om hur det här ska fungera, vilka förhållningsregler man ska ha.

Bosse Johansson: Vi har dels tagit fram en konceptbeskrivning som beskriver det i detalj. Där finns ett avsnitt som heter spelregler och de spelreglerna sitter på centrala platser på kontoret, men också vid varje arbetsplats så att man ska kunna se vid vilken typ av arbetsplats man sitter. Sitter man i en aktiv zon som det heter, så blir man påmind om det också när man sitter där.

Robert Cloarec: Just det, det finns olika regler för olika zoner naturligtvis.

Bosse Johansson: Ja, i en aktiv zon så är det ju väldigt tillåtande. Då är det tillåtet att prata högt i telefon och prata med kollegor och så.

Robert Cloarec: Så då måste de andra inse det.

Bosse Johansson: Ja, och det är också en pedagogik att tala om. Om man då sitter där och blir störd då får man ta det egna ansvaret och kanske flytta till en miljö som passar för det man håller på att jobba med.

Robert Cloarec: Karin, har ni någon särskild organisation eller struktur som tar hand om synpunkter på utvecklingsarbetet så att ni har systematiskt utvecklingsarbete i det här?

Karin Alling: Ja, det har vi. Vi har en grupp som fortfarande jobbar med flytten. Sedan har vi en e-postadress som heter flytten@kkv.se som medarbetare mejlar till om de har kommit på något eller sett något som kan ändras eller som vore bättre eller så.

Bosse Johansson: På olika sätt har vi jobbat, blogg har vi jobbat med, berättat vad som händer i det här projektet nu. Men vi har också jobbat med fysiska lappar, att man när man dricker kaffe på eftermiddagen tar en postit-lapp och skriver att det här skulle vara bra att ha, eller det här vore trevligt att ha. Och att man lägger det i en låda. Sedan har vi sammanställt och redovisat de förslag som kommit in och sedan också berättat att de här har vi åtgärdat och det här kvarstår att göra, eller det här kanske vi inte kan lösa. Så vi försöker vara så transparent som möjligt.

Robert Cloarec: Hur håller man reda på om man har några arbetskamrater på plats varje dag. Om jag är gruppchef till exempel, att mina medarbetare är där, eftersom de kanske går till olika zoner.

Bosse Johansson: Ja, precis, det där pratar vi mycket om, som medarbetare har man själv också ansvaret att bestämma att man kanske har vissa gemensamma tillfällen under veckan då man möts. Men också att chefen i större utsträckning tänker på det. Att man kanske har gemensamma möten tisdagar och torsdagar eller så. Och då försöker vi träffas här. Och vi har ju Skype, då kan man alltid skriva ett meddelande till varandra om man söker någon. Och man kan ange i Skype att man sitter på Plan 2, i aktiv zon.

Robert Cloarec: Ni har ju dessutom en geografisk organisation, regional, där folk är ute och reser i landet. Men ni på Trafikverket, ni är med i ett forskningsprojekt om aktivitetsbaserade arbetsplatser. Hur fungerar det projektet, har ni några resultat än? Och vem är det som driver det?

Bosse Johansson: Det är Högskolan i Gävle som driver det. Det är Helena Janke som har varit ledare tidigare, nu har hon ju gått över till en ny arbetsgivare. Men det är David Hallman hos oss, eller hos HiG då, som driver det nu. Och där har den här forskargruppen följt Trafikverket i tre år, skrivit en rapport på de första projekten och sedan förlängde vi det forskningsprojektet, så nästa år kommer en ny rapport. Och då ingår det i rapporten att man har ställt frågor till personalen om hur man har upplevt den här förändringen. Det som komplicerar det här är att vi har blivit så många fler, och det visste vi inte när vi startade det här. Det är klart att sådana saker påverkar ju också, eller kan påverka.

Robert Cloarec: Trafikverkets resa har ju inte varit helt spikrak. Ni har gjort en omstart kan man säga, kan du berätta lite mer? Känner du att ni har ett koncept som funkar nu? Har ni något erfarenhetsbaserat som ni verkligen tycker är viktigt att delge?

Bosse Johansson: Som jag sa tidigare så gjorde vi en del mindre bra projekt. Det kontor som jag själv jobbar på idag i Malmö är ett av dem. Där har vi gjort en omstart, hela tänket hur vi driver den här typen av projekt. Också det här med ansvar, att man delar ut ett tydligt ansvar till en arbetsgrupp som består av chefer och medarbetare som har jobbat med förändringsledningen. Projektgruppen som driver själva projektet ser till att lokalen blir klar och sedan att man har en styrgrupp som både kan vara rådgivande och också ta beslut.

Robert Cloarec: Men vad var det som blev fel?

Bosse Johansson: Det var mycket så att man drev projekten som rena lokalprojekt. Man bytte lokaler och kanske till viss del köpte ny inredning, men man glömde bort både chefer och medarbetarna, och arbetssättet. Det här med vilka krav man ställer på medarbetarna och på chefen i det här.

Karin Alling: Vi jobbade en del i chefsgruppen med att tänka ut hur vi ska placera in våra enheter på de här tre våningsplanen som vi har. Hur det blir bäst så man kan jobba bra ihop och vilka som kommer behöva mycket kontakt med varandra och vilka som inte behöver lika mycket. Så där.

Robert Cloarec: Hur många våningsplan satt ni på på Torsgatan?

Karin Alling: Där satt vi också på tre våningsplan, men egentligen var det väl två som var de två största planen där. Där jobbade vi just med det och att få det så bra som möjligt och att alla som behövde ha nära till varandra kunde ha det.

Robert Cloarec: Har ni placerat er annorlunda organisatoriskt?

Karin Alling: Ja, det har vi gjort. De medarbetare som jobbar mycket med varandra kan sitta lite närmare varandra och så. Vi är ju så pass få, så egentligen var väl inte det någon jättestor skillnad jämfört med de förra lokalerna. Men det är ändå någonting som är lite nytt.

Robert Cloarec: Vad skulle man kunna säga är era viktigaste erfarenheter när ni genomför en sådan här kontorsförändring, som ni vill delge våra kära lyssnare?

Bosse Johansson: Jag skulle säga att man tar fasta på det här att det är ett förändringsprojekt och involverar både chefer och medarbetare i förändringen, att det inte bara är något som ledningen har bestämt utan att man involverar, som sagt var. Jag tror utan att göra det, så är det väldigt stor risk att det inte blir så bra.

Karin Alling: Ja, jag tror också det.

Robert Cloarec: Framtidens kontor, om jag har förstått det rätt så är det kanske upp till 10 % i Sverige som sitter i mer öppna landskap. De flesta sitter fortfarande i kontorsrum och ungefär hälften har placerats i aktivitetsbaserade kontor. Men vi pratar ju redan om det så kallade teleworking, som det heter på engelska, distansarbete på svenska. Att man kan arbeta var som helst. Vad kan vara viktigt för framtiden förutom arbetsplatserna, jobba på andra ställen, eller vad betyder arbetsplatserna, ska man kunna jobba var som helst eller har arbetsplatsen och kontoret en central roll? Man behöver kanske träffas ansikte mot ansikte och ha möten lite då och då.

Bosse Johansson: Ja, som du säger, tekniken möjliggör att du kan jobba var som helst, men det gör ju inte att det är mindre viktigt att faktiskt mötas i verksamheten. Ett av våra mål är att vi ska ha ett förbättrat samarbete mellan olika verksamhetsområden, och är man då inte på kontoret så får man inte den effekten heller. Sedan ska tekniken stödja ett mobilt arbetssätt så att du ska kunna röra dig från en punkt till en annan på kontoret utan avbrott, och där på den tekniska sidan jobbar vi vidare med att göra det ännu lättare kunna vara mobil och så.

Robert Cloarec: Karin, med framtida arbetsplatser, hur tror du att kontorsarbetsplatserna kommer att se ut om 10-15 år?

Karin Alling: Jag tror att man … Jag håller med Bosse där, att man måste ju kunna träffas. Jag tror det är viktigt för nerven och det roliga i att jobba, att faktiskt träffas. Men framförallt att arbetet tillsammans med andra lockar. Det är ju det som är poängen. Men hur det kommer att se ut om 10-15 år, det var svårt.

Robert Cloarec: Vad säger du Bosse?

Bosse Johansson: Jättesvår fråga med tanke på den snabba utvecklingen och bara hur man jobbar i sina yrken. Idag jobbar ju många med kortare cykler också, hur långa anställningstider man har. Tidigare kanske man jobbade 5-10 år hos en arbetsgivare, idag kanske det är 2-3 år. Så det ställer ju andra krav också på hur kontoren är utformade. Så vi ser kontoren mycket som en mötesplats. Det ska vara så pass trevligt att man väljer kontoret och åka in till kontoret och vara där.

Robert Cloarec: Det finns ju en del som har så kallade aktivitetsbaserade kontorslösningar, men egentligen är de inte tillräckligt stora så att alla kan vara där samtidigt. Och samtidigt så sparar man pengar med. Är det en rimlig lösning eller är det bara en ekonomistisk lösning?

Bosse Johansson: Man ska inte sticka under stol med att det finns en ekonomisk faktor i det, men det kanske inte är det som är det viktigaste, för ett aktivitetsbaserat kontor bygger ju på att du har en överkapacitet av platser. Inte nödvändigtvis samma typ av arbetsplatser utan det blir en kombination av traditionella skrivbordsarbetsplatser och en del enklare arbetsplatser också. På så sätt får man den här flexibiliteten också så att man kan växa eller minska utan att man behöver möblera om eller så. Men just det där med attraktivitet och att det är kul och trevligt att komma till jobbet, det är jätteviktigt.

Robert Cloarec: Vad tycker du, Bosse, har varit den viktigaste framgångsfaktorn för aktivitetsbaserade kontor?

Bosse Johansson: Jag kan säga att det största värdet i den här expansionen vi har haft, det är flexibiliteten i kontoret. Hade vi inte gjort de här förändringarna så hade vi varit tvungna att dela verksamheten på flera olika adresser, och det hade motverkat det syfte som vår GD, Lena Eriksson, har uttryckt, just att vi ska förbättra samarbetet. Flexibiliteten att kunna hantera de här förändringarna över tid tycker jag är en av de viktigaste sakerna.

Robert Cloarec: Hur ser du på det, Karin?

Karin Alling: Ja, jag tror att det där med flexibilitet är nog ganska viktigt. Hur kan man göra arbetsplatserna bra på kontoret och samtidigt vara lite flexibel i att vi har en personal som kommer och går, och att vi har olika projekt där man måste sitta tillsammans och jobba mycket i en viss period, och sedan kanske man behöver jobba för sig själv i en annan period. Och den flexibiliteten tror jag vi har med oss in, att vi behöver den redan nu, och den behöver vi fundera på. Vi har redan märkt att de som har egna rum brukar låna ut sina rum när de är borta. De sätter en lapp på dörren om att: ”Jag är inte här nu i två dagar. Den som vill får sitta här.” Den här flexibiliteten är nog ganska bra på olika sätt, och kanske lite i inställningen hos oss alla. ”Jag ska nog prova att sitta på ett annat sätt i några månader.”

Bosse Johansson: Det tycker jag är en viktig sak det här med kulturfrågan. Att det ska vara helt ok att prata om de här sakerna. Det kan ju vara att en zon används på fel sätt. Om man pratar i den tysta zonen ska man kunna prata med sin kollega och säga att nu följer vi inte de här spelreglerna som vi har satt upp tillsammans. Men en del tycker det är jättejobbigt. Men vi jobbar med att alla ska känna sig bekväma med att göra det, sedan kanske man inte alltid når hela vägen fram, men vår ambition är att alla ska känna det i alla fall.

Robert Cloarec: När jag hör det kan jag känna att det finns ett moment av konstruktiv verksamhetsutveckling och parallellt med det finns ändå det ekonomiska tänket. Om Konkurrensverket skulle få fullt med resurser, skulle ni återgå till cellkontor då eller vill ni behålla det här?

Karin Alling: Det kan nog finnas medarbetare som skulle önska det. Med fler egna rum, det tror jag. Samtidigt drar vi nytta av att vårt kontor är lite mindre nu för då träffas vi mer. Så det är nog både och faktiskt.

Robert Cloarec: Vad säger du, Bosse?

Bosse Johansson: Jag tror inte att vi skulle gå tillbaka till cellkontor. Vi har ju, på vissa mindre kontor gör vi ju inte den här omställningen heller, utan där har vi kvar den kontorslösningen. Det är framförallt på större orter där vi kanske är fler än hundra medarbetare, där vi ser ett värde i att göra det. Men jag tror inte på … vi håller precis på med vårt huvudkontor i Borlänge där det är 1 800 medarbetare, och det kommer också att bli ett aktivitetsbaserat kontor. Så nej, jag tror inte vi kommer att gå tillbaka åt det hållet.

Robert Cloarec: Tack, det börjar bli dags att avrunda. Jag har idag pratat med Trafikverket och Konkurrensverket om deras kontorsmiljöer. Stort tack till dig Karin och till dig Bosse för att ni ville vara med här idag och dela med er av er kunskap och era tankar och erfarenheter. Innan jag släpper iväg er så vill jag ställa en sista fråga till er båda, nämligen en sak som du vill att vi tar med oss. Det kan vara någonting ni redan har sagt och vill förändra ytterligare eller något helt nytt. Karin, vi börjar med dig. Vad vill du att vi som lyssnat tar med oss som särskild erfarenhet eller budskap?

Karin Alling: Jag tror att det är viktigt att försöka ha en dialog under processens gång när man har bestämt sig för att byta lokaler. Att informera så mycket som möjligt till alla.

Bosse Johansson: Jag tycker det är viktigt att starta i tid. Om man startar i god tid med att just jobba med information om den här förändringen och tydliggöra vad man kan påverka och vad man inte kan påverka. Och att försöka vara så transparent som möjligt, för det underlättar i förändringsresan som alla ska genomgå.

Robert Cloarec: Tack ska ni ha och tack till dig som lyssnat. Om du har frågor eller förslag på ämnen som du vill att vi ska prata om i podden, hör gärna av dig till arbetsgivarpodden@arbetsgivarverket.se. Mitt namn är Robert Cloarec, vi hörs snart igen. Hej då!