38. Unga nyanställda i staten vill bidra till ett bättre samhälle

Robert Cloarec: Hej och varmt välkommen till Arbetsgivarpodden, som är Arbetsgivarverkets podcast. Med podden vill vi belysa olika perspektiv, inspirera och sprida kunskap om arbetsgivarfrågor. Arbetsgivarverket är arbetsgivarorganisationen för de statliga arbetsgivarna och mitt namn är Robert Cloarec.
Med mig på distans har jag två gäster. Den ena gästen är Sofia Lindgren, enhetschef för HR- och arbetsmiljö på Försäkringskassan. Hej Sofia.

Sofia Lindgren: Hej.

Robert Cloarec: Och Sofie Andersson, utredare inom arbetsmarknad och utbildning på Arbetsgivarverket. Hej Sofie.

Sofie Andersson: Hej hej.

Robert Cloarec: Kul att ha er här och varmt välkomna till Arbetsgivarpodden. Idag ska vi prata om hur vi som arbetsgivare kan möta och introducera yngre nyanställda med delvis andra förväntningar och erfarenheter än tidigare generationer i ett arbetsliv som blir allt mer gränslöst. Vad säger du, Sofia? Har yngre medarbetare andra förväntningar och behov? Är det en bild du delar?

Sofia Lindgren: Jag tror att varje generation har lite olika ingångar, när man kommer ut i arbetslivet. Den generationen vi har på väg ut i arbetslivet nu är ju uppvuxna med mycket teknik och med snabba återkopplingar, och det tror jag påverkar väldigt mycket hur de förväntar sig också att det fungerar i arbetslivet. Så det tror jag absolut.

Robert Cloarec: Hur blir behoven annorlunda då, så att säga? Vad skiljer sig?

Sofia Lindgren: Jag tror att man förväntar sig till exempel att man får snabba återkopplingar ifrån sin chef, och att man ser tydliga och klara utvecklingsarbeten, eller att man utvecklas och får nya ansvarsuppgifter, och att det där går i ett ganska högt tempo. Och då tänker jag exempelvis på när vi har medarbetarsamtal en gång om året, till exempel. Det tror jag att den nya generationen förväntar sig måste ske mycket oftare, så att man ser en tydlig, både återkoppling och en utvecklingsplan för var och en.

Robert Cloarec: För att kunna arbeta med de här frågorna så behöver vi veta mer, Sofie. Vad vet vi egentligen om ungas behov och förväntningar på arbetslivet? Och hur har vi tagit reda på det?

Sofie Andersson: Ja, vi vet ju en hel del, dels genom att det görs ju kontinuerligt olika typer av generationsstudier, attitydundersökningar och så bland unga, och dem tar vi ju del av naturligtvis. Sedan så genomförde Arbetsgivarverket också ett policylabb tillsammans med sex myndigheter förra våren, med stöd av Vinnova, där vi tittade specifikt på förväntningar och upplevelser hos unga nyanställda, just inom staten. Där vi då intervjuade personer som är under 35 år. Och då tittade vi på hur de upplever tiden från rekrytering till att de har jobbat ett till max tre år på en statlig myndighet.

Robert Cloarec: Sofie, hur ser åldersfördelningen ut i staten? Och det här med millennials och generation Y, vilka åldrar pratar vi om?
Sofie Andersson: När vi pratar om millennials så är det de som är födda mellan 1981 och 1995, så de är alltså mellan 24 och 38 år idag. Och sen så har vi ju nästa generation då, som brukar kallas för generation Y, och de är födda -95 och framåt. Så de är alltså mellan 15 och 24 idag. Och det var ju en sådan sak som brukar förvåna när man säger det, att ungefär en tredjedel av alla statsanställda är faktiskt generation Y eller millennials.

Robert Cloarec: Men vad är ett policylabb? Är det ett endagsseminarium eller pågår det en längre tid?

Sofie Andersson: Policylabb, det kan man säga det är ett slags paraply, som vi använder för att angripa den här frågan. Vi fick upp ögonen för den här trenden på arbetsmarknaden, där vi ser att unga människor blir sjuka tidigare än vad vi har blivit. Och det är ju en allvarlig fråga i sig själv, så klart, men för oss som arbetsgivare så är det ju också ett hot mot kompetensförsörjningen. Och då hade vi en hypotes som vi började att fundera på, nämligen att vi som arbetsgivare då, genom att agera på ett annorlunda sätt faktiskt kan förebygga den här ohälsan. Och då har de här policylabben utgått från tjänstedesign, den metoden eller det förhållningssättet. Och det bygger på tanken att vi behöver förstå det sammanhanget vi är i, eller de personerna som vi vill hjälpa med det vi gör, för att kunna ta fram en bra lösning.

Robert Cloarec: Mmm.

Sofie Andersson: Så det är en del vi gjorde i det här policylabbet då, Arbetsgivarverket, det var att vi involverade dels HR-avdelningarna på de här sex myndigheterna som deltog. Försäkringskassan, det var Statens servicecenter, det var Boverket, Sjöfartsverket, Jordbruksverket och Myndigheten för samhällsskydd och beredskap. Och de, HR-representanterna och de unga nyanställda, de var inte med vid samma workshops, utan de var liksom åtskilda.

Robert Cloarec: Sofia, Försäkringskassan, ni var ju med på det här. Varför var ni med?

Sofia Lindgren: Vi är ju en stor myndighet och har väldigt många nyanställda i staten, som kommer och gör sitt första arbete inom Försäkringskassan, och vi ser att vi har en stor personalomsättning också på just de nyanställda. Man har korta anställningstider, så att det här är absolut en relevant fråga för oss att få lite mer information om, om det här är enbart för Försäkringskassan, eller om det är också är ett generellt problem utifrån statliga arbetsplatser, kopplat till unga människor som ska in i arbetslivet.

Robert Cloarec: Om vi nu går in på lite mer på de förväntningar som unga nyanställda har. Vilka behov de har, vad är det som driver den yngre generationen och vad har det för betydelse för oss, som arbetsgivare? Vad säger du, Sofie? Vad är det som driver den yngre generationen?

Sofie Andersson: Dels, det som attitydundersökningarna visar är att den här generationen är en ganska samhällsmedveten generation. De är engagerade i samhällsfrågor och det kanske går lite så här stick i stäv mot vad man brukar tänka, för man ser, till exempel, att unga idag de är inte så intresserade av partipolitik och så, men engagemanget ser helt enkelt bara annorlunda ut. De engagerar sig hellre kanske i specifika sakfrågor, och när de då kommer till arbetslivet, är det viktigt att jobbet blir en del av det egna engagemanget. Det blir som ett sätt att manifestera sitt samhällsengagemang. Och den andra saken som jag skulle vilja lyfta fram, som de här attitydundersökningarna visar och som vi också såg i våra policylabb, är att det är viktigt för den här yngre generationen att kunna kombinera fritid och arbetsliv, så man har ganska höga förväntningar på att kunna göra det, och därför blir en sådan sak som flexibilitet ganska viktigt. Det är ju också en sådan sak som man också då som chef och arbetsgivare behöver fundera över och säga: ”Hur pratar man om flexibilitet? Vad är flexibilitet i vår verksamhet? Och vad är det för typ av flexibilitet som de här unga personerna behöver?”

Robert Cloarec: Sofia, vad är er erfarenhet från Försäkringskassan, när ni rekryterar yngre medarbetare? Vad är det de yngre vill ha och söker efter i ett jobb? Ser du samma bild här som Sofie beskriver?

Sofia Lindgren: Det gör jag. Nu är inte jag den som rekryterar mest i Försäkringskassan, men vi har ju ett uppdrag som är väldigt kopplat till samhällsnyttan, och det är ju väldigt många som också uppger det, att det är en viktig del när man söker sig till just vår verksamhet, att man vill vara med och bidra i samhället. Och så ser det säkerligen ut på andra statliga myndigheter också, och att man också söker efter trygghet och att man söker efter en trevlig arbetsmiljö och kollegor och så där. Så att det gäller ju någonstans att vi som arbetsgivare är beredda på att möta upp det och också hitta något sätt att bemöta den här flexibiliteten, som en stor koloss till arbetsgivare inte självskrivet kan erbjuda.

Robert Cloarec: Och hur gör ni det då, Sofia?

Sofia Lindgren: Ja, men vi får väl hela tiden kämpa med att ha flexibla arbetstidsmodeller. Till exempel, att man har uppdrag där man får kämpa efter tillit till medarbetarna, att man lägger ett eget ansvar på medarbetarna att leverera på sitt uppdrag, och kanske inte mäta i kvantitet, utan i kvalitetsmått. Och att introduktionen, som vi ju pratade om i policylabbet bland annat, att man där också möter upp ”Vad är det för en arbetsgivare du har kommit till?”, så att man får en bra bild över vilka flexibla modeller som faktiskt finns här och vilka förutsättningar det går att förhandla kring eller möta upp i då, när det gäller flexibilitet.

Robert Cloarec: Flexibilitet och trygghet kan ju vara varandras komplement, men kan ibland också vara varandras motsättningar. Men Sofie, du ser att unga medarbetare söker trygghet. Är det förvånande och vad är det för trygghetsbehov som finns, relativt flexibiliteten då?

Sofie Andersson: Jag vet inte om jag tycker att det var så förvånande, men jag ska säga att det som vårt labb gav oss en bättre bild av, är ju kanske att nyansera den här bilden av vad trygghet kan vara och att det handlar om trygghet på olika sätt, inte bara kanske som vi traditionellt brukar prata om när vi pratar om trygghet i arbetslivet. Alltså, kopplat till en fast anställning, utan mycket kring den här sociala tryggheten på arbetsplatsen, att veta i vilket sammanhang jag ingår och vad min plats, vad min kompetens behövs till.

Robert Cloarec: En sorts kvalitativ trygghet, så att säga.

Sofie Andersson: Ja, mer så. Och just den sociala tryggheten var något som väldigt många lyfte fram, att de som sa att de hade haft en positiv eller en bra upplevelse av introduktionsperioden, de sa att det handlade väldigt mycket om att de fick det här sociala sammanhanget, att det var kollegor och chefer, som öppnade upp för mer sådant vardagsprat. En annan sak som de också lyfte, kopplat till trygghet, var ju den fysiska tryggheten, att arbetsplatsens utformning också har betydelse. Den här gruppen är inte negativt inställd till öppna landskap och så, till exempel, men det kan skapa en känsla av otrygghet, var det många som sa, i början av en anställning, om man inte riktigt vet var man ska ta vägen och kanske särskilt om det är ett aktivitetsbaserat kontorslandskap. Har man den typen av verksamhet, så kanske man behöver jobba lite mer på att skapa den här fysiska tryggheten. Det här är ju inte något som är unikt för den här gruppen av personer, utan det gäller ju oss alla på arbetsplatserna.

Robert Cloarec: Sofia, apropå introduktionen. Det var ju något som också kom fram i policylabbet, och det var ju just det här att behöva anpassa introduktionen utifrån varje persons utgångspunkt och behov, alltså, något sorts individuell introduktion. Hur hanterar man det på bästa sätt? För det kan ju bli multipeljobb. Jag tänker på Arbetsgivarverket, vi är ju inte så många, så det är ju lite lättare, men ni är ju några tusen fler på Försäkringskassan. Hur gör ni då?

Sofia Lindgren: Precis, vi har ju en utmaning i att det kan komma kanske 20/30 personer på en gång, och då blir det ju en mängdhantering, eller en grupphantering som behöver till, via en introduktion.

Robert Cloarec: Men det kan ju i sig vara bra att ha den här gemensamma baskunskapen, så alla vet var de är, så att säga.

Sofia Lindgren: Absolut, och då ökar man ju också den sociala tryggheten i början, att man blir i en introduktionsgrupp och man har kollegor som man sedan kommer kunna ty sig till därför att man har hört samma sak i introduktionen och man vågar kanske fråga på ett annat sätt, när kollegan också är ny. Hörde du det där? Förstod du det där? Det är både positivt och kanske lite belastande också. Vi har så olika perspektiv på den tryggheten vi söker, både den sociala tryggheten runt mig som person: ”vilka kollegor, vilket sammanhang finns jag i och var finns min chef? Hur hittar jag på min arbetsplats och vilka arbetsuppgifter är mina?” Och sedan finns det olika lager på det där, tills vi kommer till: ”Var finns jag, i det stora, i Myndighetssverige, och vilken roll spelar jag, lilla jag, i det sammanhanget?” Men att man också öppnar upp introduktionen för att individen kanske behöver vara med och påverka i vilket tempo, eller i vilken ordning man tar den här introduktionen. Vissa personer mår gott i att se sin del i det stora och vill ha den delen först, och andra vill söka och få förklarat sin sociala trygghet först. Och där tror jag att vi behöver bli lite bättre på att öppna upp påverkansmöjligheter och göra olika, för olika individer. Så kanske valbara moduler är viktigt och också dra ut den här introduktionen, under lite längre tid. Särskilt om den nyanställda i staten har en intensiv nyförälskelseperiod under de första 3 månaderna, när mycket av introduktionen pågår, och sedan så tappar man av lite i det här: ”Var finns jag nu?” Och efter 6 månader, då saknar man bekräftelse på: ”Gör jag ett bra jobb? Har jag kommit igång bra?” Och då finns det inga introduktionsmoduler kanske kvar. Där tror jag att vi som arbetsgivare också behöver tänka att hela första året är en ny … liksom en lång introduktion, där man successivt behöver bygga på och bekräfta hela tiden under en längre period, än vad vi normalt sett har gjort.

Sofie Andersson: Det är viktigt också att man anpassar introduktion efter vilken erfarenhet personerna har av att arbeta över huvud taget. Jag menar, har du en person som kommer ganska nyligen direkt från högskolestudier, och även om de är superutbildade och superkompetenta, behöver de kanske en annan typ av bekräftelse, för att känna sig trygga på arbetsplatsen, än en person som har jobbat några år och sedan kommer in.

Robert Cloarec: Och sedan har det väl betydelse vilken sektor man kommer ifrån? Om man har jobbat i den statliga sektorn, eller kommer man från den privata, så behöver man lära sig. Det behöver ju alla i rollen som statsanställd. Men Sofie, vilka hinder upplever yngre medarbetare i sin anställning? Kan man se något speciellt bland yngre medarbetare?

Sofie Andersson: Det var ett antal saker som personerna som ingick i policylabbet lyfte fram. När vi pratade om hinder, var det ju sådant de upplever som gör det svårt för dem att utföra sitt arbete, dels konsensus- och möteskultur. Att de upplevde att vi har en tendens, i staten, att ha ett möte för allt och att den här konsensuskulturen som finns gör det ganska svårt att komma framåt i beslutsprocessen. Och sedan att det var mer administration än vad de hade väntat sig, och också en slags avsaknad av besluts- och prioriteringsunderlag, som tillsammans med konsensuskulturen också gjorde att de kände att det är ofta man pratar om en fråga, men vi kommer liksom inte vidare. Och en annan drivkraft för de här yngre personerna är att de vill gärna se en utveckling, både för sig själva men också i det de gör, och stannar saker då upp för att man inte kan fatta ett beslut så blir det ganska demoraliserande och frustrerande för dem. De har ju förståelse för att det finns administration, det finns skäl för varför vi har vissa typer av krav inom staten, och det är inga konstigheter, men det behöver kommuniceras … varför. ”Varför behöver det här ta tid? Varför behöver vi ha den här formaliagången, för att vi ska komma vidare med ett visst beslut?” Där finns det en potential för oss att bli ännu tydligare, särskilt till nyanställda, att vi kommer att säga tydligt: ”Hur ser den här beslutsgången ut? Varför ser den ut på det här sättet?” För då kan de mer stanna upp och: ”Okej, det här kommer att ta tid, men vi kommer att komma fram.”

Sofia Lindgren: Jag kommer bara ihåg ett av de citaten som vi fick av respondenterna, där man säger att: ”Det dröjde 3 månader innan jag förstod vad diarieföring var och varför jag skulle göra det.” Man tänker, det är ju en väldigt central funktion för oss som myndighet, att vi är en del av statsapparaten och att vi har en offentlighet som vi hela tiden måste tänka på. Och då kan jag ju förstå att då blir det väldigt, väldigt svårt att förstå varför: ”Vad är diarieföring för något? Och varför ska jag göra det? Det är ju bara en administration.” Men får man då förklaringen till att: ”Jo, men det är en del av den demokratiska funktionen egentligen, att vi diarieför.” Att det är offentligt och att vi ska ha öppenhet och transparens, då blir ju inte den administrationen tung på det sättet. Det är så lätt att vi missar sådana där förklaringar till varför det ser ut som det gör.

Robert Cloarec: Ja, offentlighetsprincipen den är betungande, men viktig som sagt. En annan insikt från policylabbet var ju att myndigheterna är duktiga på att kommunicera samhällsuppdraget i själva rekryteringsfasen. Det ser vi också i våra rekryteringsannonser. Vi lyfter ju fram det väldigt stort i hela statliga sektorn nu. Men när man väl är på myndigheten är det många som har svårt att se hur de bidrar till samhällsuppdraget, håller det levande inom ramen för de konkreta arbetsuppgifterna. Kan man hantera det, eller är det ett problem?

Sofia Lindgren: Vi jobbar faktiskt rätt mycket med den frågan just i Försäkringskassan, kopplat till att man har ett viktigt samhällsuppdrag, men där det inte alltid handlar om att myndighetsutövningen är att bevilja, utan vi behöver också göra avslag på försäkringarna, ersättningarna eller vad det nu handlar om, och då möter vi ju inte alltid glada medborgare. Det behöver vi ju hela tiden förhålla oss till, att vi gör människor missnöjda. Det är en förtroendefråga utifrån att man kommer in med samhällsnytta och det var till och med så tidigare, att man kallades personlig handläggare. Där man också får känslan av att vara personlig handläggare, det handlar ju om att jag ska ha en relation kanske till medborgaren. Och det som händer egentligen i yrket, det är ju att man är utredare. Man samlar ihop en hel del fakta och sedan bedömer man om man har rätt till ersättning. Och det där blir ju krockar hela tiden då i: ”Men jag ville ju göra gott för samhället och här blir medborgarna arga på mig, för att de får inte den ersättningen de vill ha. Och jag hade förväntat mig själv att jag skulle jobba mer med personlig kontakt och här sitter jag och hanterar data, kanske i större utsträckning än vad som var förväntat.” Så jag tror att både titel och att man ser över sådana saker och att man också beskriver den realistiska förväntningen på vad uppdraget faktiskt innebär, i konkreta termer, och gör det väldigt tidigt i anställningen, så att man också är rustad för att det kan finnas ett missnöje i den tjänsteutövningen jag kommer att göra.

Robert Cloarec: Var en väldigt bra och konkret beskrivning du hade där.

Sofie Andersson: Men jag tänker att det också handlar mycket om att kontextualisera. Vad just det jag gör handlar om, i relation till det som är då samhällsuppdraget, om vi har samhällsuppdraget på en ganska abstrakt nivå. Alla vi som jobbar inom staten, vår del är en väldig liten del av det här och då kanske man, i början av en anställning, behöver lägga en del krut på att förklara hur det här hänger ihop. För den här målgruppen just, de här yngre personerna, är det ganska viktigt, därför att de drivs av det här samhällsintresset. De har sökt sig till staten för att de vill göra skillnad och då är det viktigt att kunna se att min lilla del faktiskt är relaterad till det här högre, större samhällsuppdraget. För det var ju en del i policylabbet som också lyfte att de inte riktigt förstod: ”Ja, men hur relaterar min enhet till de andra enheterna?” Jag tror att vi kan vara ännu tydligare, och kanske allra helst när det gäller personer som inte har jobbat statlig tidigare, där diarieföringen, som du nämnde, Sofia Lindgren: ”Okej, men vad är poängen med det?” Man kanske måste säga det: ”Det är en del av den demokratiska processen, och det är därför vi håller på med det här. ”

Robert Cloarec: De här olikheterna då, mellan olika generationer. Visar det sig verkligen som att det är en generationsfråga, som ni beskriver, eller handlar det mer om person, så att säga? Hur mycket generation? Hur mycket person? Vad säger du, Sofie?

Sofie Andersson: Båda delarna spelar in. Jag menar, varje generation har sina specifika erfarenheter och man är präglad av saker som händer i omvärlden, och inte minst då de här yngre, som du sa inledningsvis Sofia. Man har växt upp med internet och sociala medier, och är van att få bekräftelse genom like-knappar och så vidare. Det gör något med vilka förväntningar vi har på arbetslivet. Sedan kan det ju såklart förstärkas av personlighetsdrag och så vidare, men det kan ju ändå vara vettigt att titta på generella drag, för att kunna se stora förändringar mellan generationer. Sedan måste varje ju arbetsplats och varje chef möta varje enskild individ givetvis.

Robert Cloarec: Sofia?

Sofia Lindgren: Den här ingången man har i arbetslivet. Varje generation har ju haft sin invändning, så att säga. Att komma från skolan och gå in i ett arbetsliv. Och där tror jag också att, även om vi som arbetsgivare behöver vara beredda på att också att möta upp de olika behoven, kommer det också behövas en fostran eller en anpassning, även från individerna som kommer in i arbetslivet. Det gäller ju någonstans att hitta den där balansen, för vi kommer nog aldrig klara av att vara en arbetsgivare som tar alla individers olikheter och möter upp det till 100 %, utan det kommer alltid att bli någon sorts balans och ... lite utsmetat, eftersom vi är stora arbetsgivare och det måste jobbas med effektivitet på ett annat sätt och vi har uppdraget som kommer att prägla att vi är en del av en grupp.

Robert Cloarec: Hur gör man då rent konkret? Här hoppas jag att vi kan få lite tips och råd om hur vi faktiskt kan få introduktionen att anpassas, utifrån de behoven nyanställda unga medarbetare faktiskt har. Sofia, vad säger du? Vad ska jag som chef och arbetsgivare tänka på när jag har anställt en nyutexaminerad eller yngre medarbetare?

Sofia Lindgren: Introduktion är något som tar tid. Det är en investering vi gör, som vi ska vara noga med och lägga så mycket tid och engagemang som vi bara kan, för att få in de här nyanställda bra i verksamheten. Så tid och resurser, tänker jag, är viktigt och då behöver inte chefen göra alla delar, men att det finns kollegor runtomkring som fångar upp den här nyanställda. Jag tror att vi behöver fråga personen själv hur man vill ha, eller kunna erbjuda möjligheter att påverka den här introduktionen, i vilken ordning man tar olika saker: ”Det här är de 10 områden som vi ska gå igenom, men i vilken ordning finner du det bäst?” Det kan vara ett sätt att göra. Och sedan vet jag att det blir utmaningar med det när man har stora grupper och så, men titta på de möjligheterna, om man kan göra det lite valfritt, kanske med moduler där man kan välja själv eller så. Och en tredje grej, tänker jag, är det här jag nämnde lite tidigare, att vi har sett att man har, ganska intensivt de första 3 månaderna och upp till 6 månader får man lite påfyllning. Men sedan minskar också introduktionen, glädjen och entusiasmen i jobbet, och när man har varit med i 12 månader är man nästan på väg att byta uppdrag. Det där är ju en jättefarlig del, och då tänker jag att då borde vi tänka, som arbetsgivare, att vi ska sträcka ut introduktionen, under en längre period. Och lite grann av det var också i tjänstelabbet här … eller i tjänstedesignen ... policylabbet, att vi kom fram till att vi behöver göra en ”onboarding-process” och inte bara vid ett tillfälle vid nyanställning, utan också att det sker successivt under en ganska lång period och det är rätt mycket olika saker som man ”onboardar”, eller kliver på nya uppdrag eller ansvarsområden.

Robert Cloarec: Bra för arbetsgivaren att kunna få återkoppling och synpunkter på det hela så att man ... att arbetsgivaren också lär sig av … erfarenhetsbaserat, av den senaste erfarenheten som då är färsk också, förmodligen. Sofie, att få bekräftelse och återkoppling är då viktig för den yngre generationen och det kompletterar ju vad vi har pratat om just nu. Men hur ska man ge det, Sofie?

Sofie Andersson: Som jag tolkade det som de som intervjuades i policylabbet sa, så handlar det ganska mycket om bekräftelse för den professionella rollen. De efterlyser både den här kontextualiseringen av sitt bidrag, men också: ”Varför är min kompetens viktig för just det här jobbet?” Jag tror att det är lite viktigt att skilja på den här nidbilden som finns av unga idag, som behöver Facebook- och Instagram-likes för att må bra, det är inte det som det handlar om. Det handlar inte om att de behöver ha hurrarop i allting, utan det handlar om att de behöver få veta: ”Är jag på rätt väg? Håller jag på med rätt saker? Behövs den här kompetensen som jag har på det här stället?” Och det tror jag inte heller är något som utmärker, igen, den här generationen endast, utan det är ju viktigt för oss alla som jobbar. Men det kanske ... en skillnad kanske ändå är att den här generationen tar bekräftelsen för givet på något annat sätt än vad man har gjort tidigare. Och det blir då väldigt tydligt också, när det saknas eller om det bara sker genom ett sådant här medarbetarsamtal eller utvecklingssamtal en gång per år, att vi kanske behöver tänka mer på att ge den hela tiden i jobbet.

Robert Cloarec: Det kan ju vara så, som Sofia sa, att man behöver göra det mer systematiskt i början av introduktionen. Och sedan som du säger Sofie, det där gäller ju oss alla, att få synpunkter och inte minst beröm, men även synpunkter kontinuerligt.

Sofie Andersson: Ja, och egentligen bara en bekräftelse på att: ”Okej, men du gör rätt saker, du är på rätt väg. Det här är den förväntan vi har på vad du ska göra.” Den typen av bekräftelse.

Robert Cloarec: Sofia, ni var ju med, som sagt, i policylabbet. Helt kort, är det några särskilda punkter från det som ni har tagit med er?

Sofia Lindgren: Ja, jag hade inte jobbat med tjänstedesign som modell tidigare. Något av det som blev väldigt tydligt för mig, var ju att vi har möjlighet att vara så nyfikna på målgruppen och vända på perspektivet. Och där finns ju många möjligheter att faktiskt fråga och gå ut till den målgruppen vi har, både i referensgrupper eller man kan göra det på en massa olika sätt, och vara lite tydligare med: ”Ni som faktiskt är föremål för det här, vad ser ni för möjliga lösningar på det vi kan se som bekymmer?” För vi är ganska bra på att sätta upp ett problem och gå på lösning ganska så snabbt, och det är inte alltid vi gör lösningarna på rätt problem då, utan målgruppen sitter inne med väldigt mycket information. Ett litet exempel på det är från ett barnsjukhus, som jag läste om i en artikel, där man faktiskt har gått ut och frågat barnen som ska in på operation. Och normalt sett blir man körd i rullstol eller i en sjukhussäng och det är väldigt stressande för barnen. Då frågar man barnen själva, som är mellan 3 och 6 år: ”Vad skulle du vilja? Har du någon lösning? Hur skulle du vilja ta dig till operationssalen?” Och då vill ju de köra en egen radiostyrd bil, där de kan sitta i, eller en sådan där batteridriven bil. Jag tänker, det hade varit ganska svårt för arbetsgivaren själv att komma på den lösningen, men när barnen själva fick frågan så har de kloka idéer. Det tänker jag är ett väldigt viktigt perspektiv, just i målgruppsanpassningen och tjänstedesignen, som kan hjälpa oss in i det här att: ”Vad är det faktiskt målgruppen ser?”

Sofie Andersson: Det kan man ju faktiskt attestera, utan att sätta någon etikett med tjänstedesign på det. Just som du sa tidigare, när man lägger upp introduktionerna, att man faktiskt frågar personen: ”Hur skulle du vilja att vi gör det här? Vi har de här delarna vi behöver gå igenom, vad känns mest logiskt för dig?”, och börjar med behoven. Det finns en jättepotential där.

Robert Cloarec: Vi pratade tidigare om utmaning och att kommunicera samhällsuppdraget, som vi gör hyfsat bra i rekryteringsprocessen, men som glöms bort sedan. Hur ska vi bli bättre på att kontinuerligt kommunicera samhällsnyttan, Sofie?

Sofie Andersson: Sätta det vi gör, både på arbetsuppgiftnivå och på myndighetsnivå, i ett större sammanhang och att man relaterar det till samhällsuppdraget, och att man inte bara gör det i rekryteringsprocessen. Det var ju det de sa i labbet, att de upplevde att det var väldigt tydligt i annonser och så vidare, hur myndighetens uppdrag relaterade till den större samhällsnyttan, men att det sedan försvann och att det var väldigt detaljorienterat. Så att om man tänker på det, pratar om det och har den diskussionen levande, är det ett sätt att göra det på.

Robert Cloarec: Sofia, har du något komplement till samhällsuppdraget?

Sofia Lindgren: Det är också det här med förväntan på, som jag sa tidigare, att göra samhällsnytta kanske inte handlar om att tillfredsställa alla medborgares önskemål, utan att man också får en realistisk bild av att vi också har lagstiftning som vi lutar oss mot. Och att det kommer att vara missnöje och att vi kommer, som myndighet, att kunna få kritik för det vi gör och så vidare. Att man har en beredskap för det och att man hjälps åt, på arbetsplatserna, att ta emot den kritiken eller att hantera de känslorna som varje medarbetare sitter med då, när man gör medborgarna upprörda eller missnöjda, vad det nu kan handla om, eller medietryck eller vad det nu än är.

Robert Cloarec: Det börjar att bli dags att avrunda. Vi har idag pratat om att dagens unga medarbetare söker en större mening med jobbet. De vill bidra till samhällsnytta och de vill ha en tydlig uppgift att fylla. Stor tack till er båda, för att ni ville vara med i podden och dela med er av er kunskap, tankar och erfarenheter. Men innan jag släpper iväg er båda, skulle jag vilja ställa en sista fråga, nämligen en sak du vill att vi tar med oss. Det kan vara något du redan har sagt och vill förstärka ytterligare, eller något helt nytt. Vad säger du, Sofie? Vad vill du att vi ska ta med oss?

Sofie Andersson: Men då vill jag slå ett slag för tydlighet och kontextualisering, det känner jag att vi har sagt jättemånga gånger här idag. Men för oss, som befinner oss på en myndighet och kanske har jobbat några år eller i många år, så är det jättetydlig hur våra arbetsuppgifter relaterar till myndighetens uppdrag och till samhället i stort. Men för någon som är yngre och kanske till och med ny i arbetslivet, är det inte lika tydligt. De har inte hunnit att skaffat sig den här överblicken, så jag tror att vi aldrig kan vara nog tydliga och i värsta fall upprepar vi något som de redan har hört, och det kanske är en risk vi kan leva med.

Robert Cloarec: Och vad säger du, Sofia? Vad vill du att vi ska ta med oss?

Sofia Lindgren: Att våga vara genuint nyfikna på den målgruppen vi har. Ställa frågor till dem och om det handlar om nyanställda i staten, att faktiskt ställa frågan till dem vi har på väg in, hur de skulle vilja ha det och vad de har för behov. Det finns mycket klokskap att hämta där. Men också att man kan hämta den informationen i alla olika situationer vi sitter i. Handlar det om HR-stöd till chefer sitter chefsgruppen med mycket information. Så nyfikenhet om målgruppen, tänker jag, är ett viktigt medskick.

Robert Cloarec: Tack och tack också till dig som har lyssnat. Om du har några frågor eller förslag på ämnen, som du vill att ska prata om i podden, hör gärna av dig till oss. E-postadress: webb@arbetsgivarverket.se. Vi hörs snart igen. Hej då!

Sofia Lindgren: Hej då!

Sofie Andersson: Hej då!