Riksarkivet (RA-KS 2021/18)

Arbetsgivarverket har tagit del av författningsförslagen Föreskrifter och allmänna råd om tekniska krav vid framställning av elektroniska handlingar (TeK) och Föreskrifter och allmänna råd om arkivrättsliga krav vid framställning av allmänna handlingar (ArK).

Arbetsgivarverket besvarar remissen i rollen som förvaltningsmyndighet och inte som arbetsgivarorganisation.

Arbetsgivarverket vill inledningsvis uttrycka att Riksarkivets översända remiss svarar mot ett behov som finns av klargöranden angående materiel och metoder rörande hantering av elektroniska handlingar inom myndigheterna. Arbetsgivarverket instämmer till stor del i de överväganden som görs kring problematiken avseende tillämpning inom offentlig sektor och sambanden mellan de olika delarna i offentlig sektor. Svårigheten med materialet är, trots de många anvisningar som ges, dess komplexitet och omfattning. Risken är att författningsförslagen inte får avsedd effekt och att den höga ambitionsnivån blir svår att realisera. För att öka användbarheten i materialet är behovet stort av att komma med de vägledningar som omnämns i remissen. Att tillämpa nya metodval blir en stor del av myndigheters lärande. Arbetsgivarverket delar uppfattningen att författningarna emellertid måste godkännas innan vägledningar kan följa.

När det gäller uppdelningen av författningsförslagen i tekniska respektive arkivrättsliga krav anser Arbetsgivarverket att den är motiverad. Detta mot bakgrund av omfattningen och komplexiteten. Arbetsgivarverket tillstyrker den.

I underlaget och utredningen instämmer Arbetsgivarverket särskilt i nyckelpunkterna kring vägledningar, att det sannolikt kommer ta flera år att förankra förändringarna och ytterligare tid för myndigheterna att anpassa sig till förslagen. Likaledes ser vi också det stora behovet av standardiserade materiel och metoder. Arbetsgivarverket delar också den uttryckta uppfattningen om kopplingen till IT-kunskaper och utmaningar i gränslandet IT, arkivfrågor och juridik samt ingången att arkivering är en del av verksamhetens arbetsflöde. Angreppssättet att ta sig an den tekniska utvecklingen genom normering är riktigt och viktigt liksom nödvändigheten av att ta ett helhetsgrepp kring digitalisering av offentlig förvaltning.

När det gäller rekommendationen att införliva författningsförslaget med myndighetens styrande dokument anser Arbetsgivarverket att det vore i det närmaste omöjligt med hänsyn till komplexiteten. Vad som däremot kan göras är att de interna styrande dokumenten kan innefatta de grundläggande överväganden som är nödvändiga från ett arkivperspektiv, beroende på vad för slags styrande dokument som det rör sig om.

Beslut i detta ärende fattas av generaldirektör Gunnar Holmgren efter föredragning av arkivarie Peter Carlsson. I den slutliga handläggningen deltog även verksjurist Patrik Havermann, kommunikationschef Lars Andrén, stabschef Ulrika Atterfors, chefsjurist Hedda Mann, enhetschef Åsa Krook och förhandlingschef Anna Falck.

Gunnar Holmgren

Peter Carlsson