Genom ett antal överenskommelser som parterna har träffat, framför allt i samband med tillkomsten av Pensionsavtal för arbetstagare inom det statliga avtalsområdet 2016 (PA 16), har förutsättningarna för att ingå enskilda överenskommelser ändrats. Nedan redovisas de bestämmelser och förutsättningar som gäller för möjligheten att ingå enskilda överenskommelser om villkor i såväl villkorsavtal som pensionsavtal. Avslutningsvis redovisas också ett antal arbetsgivarpolitiska överväganden som arbetsgivaren behöver ta ställning till.

Det är inledningsvis viktigt att slå fast att enskilda överenskommelser är en möjlighet och inte en rättighet. Bestämmelser som reglerar förutsättningarna är konstruerade så att en arbetsgivare prövar i varje enskilt fall om denne vill ingå eller avstå från att ingå en sådan överenskommelse. Detta gäller även som utgångspunkt när arbetstagaren önskar byta en förmån mot annan förmån. Det kan finnas motiv till varför en föreslagen konstruktion inte är lämplig, vare sig utifrån ett individperspektiv eller utifrån ett verksamhetsperspektiv.

Varför enskilda överenskommelser?

Att kunna utveckla och behålla den kompetens som verksamheten behöver är viktigt. Ökad rörlighet på arbetsmarknaden ställer krav på attraktiva arbetsplatser och anställningsvillkor.

För att skapa stimulerande och kreativa arbetsplatser krävs bland annat ett bra ledar- och medarbetarskap, en hälsosam arbetsmiljö och möjlighet till flexibla lösningar för både arbetsgivare och arbetstagare. Det innebär flera utmaningar och förutsätter både en offensiv arbetsgivarpolitik och kollektivavtal som bidrar till och stödjer effektiva verksamheter.

Verksamheternas behov av innovation och utveckling, tillsammans med en ökad globalisering och internationellt utbyte, kräver både följsamhet och framförhållning. Ett sätt att möta detta är att erbjuda och styra med stöd av flexibla och individanpassade lösningar. Mot den bakgrunden är de kollektivavtalade möjligheterna till enskilda överenskommelser en väg till mer individualiserade villkor.

Generella förutsättningar

Huvudsakligen finns bestämmelserna om enskilda överenskommelser i villkors- och affärsverksavtalen. Därutöver finns bestämmelser i PA 16. Det är viktigt att komma ihåg att det finns vissa skillnader i möjligheterna att träffa enskilda överenskommelser mellan de olika avtalen.

Nedan följer en beskrivning av vilka förutsättningar som råder mellan de olika avtalen och vilka förmåner och villkor som sådana överenskommelser kan innehålla. Dessutom redovisas vissa formaliafrågor som är viktiga att tänka på framöver.

Likheter/skillnader

Sedan januari 2024 gäller i princip likalydande bestämmelser vad gäller möjlighet till enskild överenskommelse i Arbetsgivarverkets avtal med OFR/S,P,O, Seko och Saco-S. För Saco-S finns ytterligare möjlighet till enskild överenskommelse om att växla semestertillägg mot lediga dagar och möjlighet till enskild överenskommelse om extra pensionsavsättning till och med kalendermånaden innan den månad då arbetstagaren fyller 69 år (för OFR/S,P,O och Seko 67 år) (PA 16, Avd II).

Vad gäller oorganiserade arbetstagare ska arbetsgivaren lokalt, enligt kollektivavtalsförordningen, ta ställning till vilket kollektivavtal som dessa arbetstagare ska omfattas av. Genom det ställningstagandet ges också svaret på vilka möjligheter som finns att ingå enskild överenskommelse med en oorganiserad arbetstagare.

Vad kan en enskild överenskommelse omfatta?

Som framgår av texten i avsnittet "Generella förutsättningar" finns det i nuläget både likheter och skillnader mellan de olika villkors- respektive affärsverksavtalen. Bestämmelserna framgår av respektive avtal. Gemensamt för alla är att det går att träffa en sådan överenskommelse kring arbetstidsförläggning eller förtroendearbetstid, ökat uttag av övertid, kompensation för övertid, uppsägningstidens längd, samt kring semesterns längd, semester del av dag eller andra villkor som lokala parter träffar kollektivavtal om.

Även PA 16 innehåller bestämmelser som medger enskilda överenskommelser om extra pensionsavsättning. En arbetstagare som följer Saco-S, Seko eller OFR/S,P,O kollektivavtal kan träffa en enskild överenskommelse direkt med arbetsgivaren om sådan avsättning. Det regleras genom de centrala bestämmelserna.

Bestämmelserna kring enskilda överenskommelser i PA 16 beskrivs på olika sätt i Avdelning I jämfört Avdelning II. För de som omfattas av Avdelning I finns i 4 kap. 5-9 §§ bestämmelser om extra avsättning och för de som omfattas av Avdelning II finns bestämmelserna i 3 kap. 4 §.

Sammanfattningsvis

• Det finns skillnader i förutsättningarna för å ena sidan Saco-S och å andra sidan Seko och OFR/S,P,O.
• Regler kring extra pensionsavsättning framgår av 4 kap. Avdelning I respektive 3 kap. Avdelning II i PA 16. 
• Utgångspunkterna för enskilda överenskommelser framgår av 2 kap. 7 § i respektive Villkorsavtal samt i 1 a § i respektive Affärsverksavtal.

Villkor som det går att träffa överenskommelse om

Tabellen visar villkor som genom bestämmelser i centrala avtal direkt omfattas av möjligheten att teckna enskilda överenskommelser.

Villkor	För vem	Avtal
Arbetstidens förläggning	Samtliga arbetstagare	Villkorsavtal/Villkorsavtal-T
Förtroendearbetstid	Samtliga arbetstagare	Villkorsavtal/Villkorsavtal-T
Ökat uttag av övertid	Samtliga arbetstagare	Villkorsavtal/Villkorsavtal-T
Ökat uttag av övertid	Chefer och kvalificerade handläggare	Affärsverksavtal/Affärsverksavtal-T
Kompensation vid övertid	Samtliga arbetstagare	Villkorsavtal/Villkorsavtal-T
Att övertidskompensation inte ska utges	Den som normalt äger rätt att själv bestämma över arbetstidens förläggning.	Affärsverksavtal/Affärsverksavtal-T
Omfattningen av jour eller beredskap	Chefer och kvalificerade handläggare	Affärsverksavtal/Affärsverksavtal-T
Antalet semesterdagar	Samtliga arbetstagare	Villkorsavtal/Villkorsavtal-T
Antalet semesterdagar	Samtliga arbetstagare	Affärsverksavtal/Affärsverksavtal-T
Semester del av dag	Samtliga arbetstagare	Villkorsavtal/Villkorsavtal-T
Semestertillägg mot tre lediga dagar	Arbetstagare enligt avtal med Saco-S	Villkorsavtal-T
Avvikande anställningsvillkor	Vissa arbetstagare	Affärsverksavtal/Affärsverksavtal-T
Uppsägningstidens längd	Samtliga arbetstagare	Villkorsavtal/Villkorsavtal-T
Uppsägningstidens längd	Samtliga arbetstagare	Affärsverksavtal/Affärsverksavtal-T
Extra pensionsavsättning	Samtliga arbetstagare	PA-16

Sådan ytterligare premie (avgift) som nämns i 3 kap. 4 § Avdelning II PA 16 kan tillgodoräknas arbetstagare till och med kalendermånaden innan den månad då arbetstagaren fyller 67 år. För arbetstagare som träffas av Saco-S avtal gäller att enskild överenskommelse kan träffas till och med kalendermånaden innan den månad då arbetstagaren fyller 69 år. För de som omfattas av Avdelning I gäller enligt 4 kap. 1 § att premier kan tillgodoräknas arbetstagaren fram till och med kalendermånaden innan den månad som arbetstagaren fyller 69 år.

Formalia

Det finns ett antal formaliafrågor som är viktiga att både ta hänsyn till och hantera i samband med upprättande av enskilda överenskommelser.

Av bestämmelserna i villkors- respektive affärsverksavtalen samt PA 16 framgår följande formkrav:

1. Överenskommelsen ska vara skriftlig.
2. För arbetstagaren som följer avtalen slutna med OFR/S,P,O, Saco-S och Seko gäller överenskommelsen tillsvidare och ska därför innehålla bestämmelser om hur överenskommelsen kan sägas upp. För sådan överenskommelse som avser växling av semestertillägg mot tre lediga dagar för arbetstagare som träffas av Saco-S avtal gäller att överenskommelsen tecknas för ett semesterår i taget.
3. Arbetsgivaren kan med OFR/S,P,O, Saco-S och Seko sluta kollektivavtal om att enskilda överenskommelser får träffas i andra fall än som framgår av villkors- respektive affärsavtalen.
4. Innan överenskommelse träffas ska berörd lokal arbetstagarorganisation informeras.

Växling – icke växling

En enskild överenskommelse kan bygga på två olika scenarier, antingen genom en villkorsväxling eller genom en överenskommelse utan växling. Det är viktigt att i överenskommelsen tydligt ange på vilken grund den har träffats. Konsekvenserna vid till exempel överenskommelsens upphörande är olika beroende på om den har baserats på en växling eller inte.

Överenskommelse genom växling

Med en villkorsväxling menas att värdet av ett villkor, till exempel en eller flera semesterdagar byts mot ett annat villkor som till exempel högre lön eller extra pensionsavsättning. När en enskild överenskommelse ingås genom växling av ett villkor mot ett annat villkor är det viktigt att i överenskommelsen tydligt ange värdet av det växlade villkoret. När en överenskommelse upphör/sägs upp ska värdet kunna återgå.

Det har över tid återkommande diskuterats hur den skillnad i löneskatt som finns på lön respektive pensionsavsättning ska hanteras. Det är viktigt att komma ihåg att löneskatt inte är ett värde som den enskilde disponerar över och därför kan den mellanskillnaden inte vägas in i en enskild överenskommelse som bygger på växling av förmåner.

Överenskommelse utan växling

Det är även möjligt att träffa enskild överenskommelse utan att den bygger på en växling. En sådan överenskommelse kan exempelvis omfatta antalet semesterdagar eller extra pensionsavsättning. Den stora skillnaden mellan dessa överenskommelser är att när en sådan överenskommelse upphör så går inget värde tillbaka till arbetstagaren. Arbetstagaren har i denna situation inte avstått något utan bara erhållit en extra förmån varför det inte finns något att återföra. Det är ändå även här viktigt att värdet i överenskommelsen tydligt framgår.

Utifrån vad som ska och inte ska återgå när en överenskommelse upphör är det viktigt att hålla isär de olika överenskommelserna. I en situation där arbetsgivaren och arbetstagaren enas om en överenskommelse som bygger på ett visst avstående men också att en förmån tillskrivs arbetstagaren utöver värdet av växlingen så behöver överenskommelserna vara separata då det enbart är en del av värdet i överenskommelsen (det växlade) som återgår till den enskilde.

Särskilt om växling av semestertillägg mot tre lediga dagar för Saco-S

Arbetsgivarverket har kommit överens med Saco-S om att i Villkorsavtal-T respektive Affärsverksavtal-T tillföra möjlighet för arbetstagare och arbetsgivare att träffa enskild överenskommelse om växling av semestertillägg mot tre lediga dagar.

Med stöd av 5 kap. 18 § VA-T respektive 11 § 14 mom. AVA-T får arbetsgivaren och en arbetstagare träffa enskild överenskommelse om att växla ett helt semesterårs semestertillägg mot tre lediga dagar.  Notera att det alltid är tre lediga dagar som växlingen ger, oavsett hur många semesterdagar som arbetstagaren har rätt till enligt VA-T respektive AVA-T. Semestertillägg som baseras på rörliga lönetillägg omfattas inte av växlingen. 

Överenskommelsen gäller för ett år och ska tecknas senast den 1 december året innan det semesterår växlingen avser.

Förutsättningar för växling

För att en enskild överenskommelse om växling ska kunna tecknas krävs att

• arbetsgivaren bedömer att det av verksamhetsskäl är möjligt att förlägga sådan ledighet under det semesterår som växlingen avser
• arbetstagaren inte har fler än fem sparade semesterdagar vid ingången av det semesterår som växlingen avser
• arbetstagaren inte har någon inplanerad längre frånvaro under semesteråret.
• arbetstagaren inte har en annan enskild överenskommelse om växling av semesterdagar

Arbetstagare med tidsbegränsade anställningar omfattas endast i de fall anställningen sträcker sig över hela det semesterår som växlingen avser.

Förläggning och uttag av de tre lediga dagarna

De tre lediga dagarna ska tas ut som ledighet under det semesterår som växlingen avser och kan inte sparas till kommande år. Dagarna är inte att betrakta som semesterdagar.

Dagarna kan tas ut först efter att innevarande års samtliga semesterdagar har tagits ut. Arbetstagarens önskemål om förläggning av dagarna ska tillgodoses om de är förenliga med verksamhetens krav.

Förändrade förutsättningar under semesteråret

Om det på grund av särskilda skäl inte är möjligt för arbetstagaren att ta ut en eller flera av de lediga dagarna, sker utbetalning motsvarande 4,6 procent av den fasta lönen per dag som inte har tagits ut i ledighet. 

Vid en sammanhängande frånvaro i upp till en månad kvarstår överenskommelsen. 

Vid en längre sammanhängande frånvaro än en månad faller överenskommelsen och reglering ska ske genom att dagarna växlas tillbaka till semestertillägg, alternativt kan en löneskuld uppstå.

Om en arbetstagare slutar innan semesterårets utgång faller överenskommelsen. Reglering ska ske av uttagen ledighet i proportion till den semestergrundande anställningstiden. I de fall arbetstagaren har tagit ut för många lediga dagar i förhållande till den semestergrundande anställningstiden ska en återbetalning ske till arbetsgivaren. Om arbetstagaren inte tagit ut de lediga dagarna i förhållande till den semestergrundande anställningstiden sker en utbetalning av intjänat semestertillägg. 

Särskilt om extra pensionsinsättning genom lokalt kollektivavtal

Enligt bestämmelserna i PA 16 finns möjlighet att i ett lokalt kollektivavtal träffa överenskommelse om extra pensionsavsättning för grupp eller enskild arbetstagare. I denna del gäller enligt PA 16 samma bestämmelser för alla parter. Observera att arbetsgivaren i detta fall är Arbetsgivarverket (se Arbetsgivarnyckel till PA 16).  

Det är viktigt att komma ihåg att när PA 03 upphörde så upphörde alla kollektivavtal som tidigare hade träffats med OFR/S,P,O. I de fall avtal hade träffats av OFR/S,P,O gemensamt med andra arbetstagarorganisationer så upphörde även dessa att gälla gentemot OFR/S,P,O från samma tidpunkt. Därför måste ett nytt avtal träffas alternativt övriga parter ansluta OFR/S,P,O till sådant avtal från och med den 23 februari 2016. 

Arbetsgivarpolitiska överväganden

Kostnadseffektivitet

Enskilda överenskommelser kan användas för att anpassa villkoren till gagn för såväl arbetsgivare som arbetstagare. Löner, löneökningar och kostnader för villkor måste totalt rymmas inom det utrymme för arbetskraftskostnader som myndigheterna avsätter. De villkor som erbjuds måste vara kostnadseffektiva samtidigt som de är attraktiva för medarbetarna. En effektiv användning av enskilda överenskommelser förutsätter därför att myndigheten i fråga budgeterar, dokumenterar och följer upp kostnaderna, analyserar dessa och ställer dem i relation till de vinster som överenskommelserna ger för verksamheten.

Policy eller riktlinjer

För att säkerställa en konsekvent och saklig hantering av enskilda överenskommelser kan en myndighetsövergripande policy vara av värde. Detta gäller särskilt större arbetsgivare. En sådan policy kan röra gemensamma förhållningssätt och regler. Vad bör man som arbetsgivarföreträdare särskilt tänka på avseende giltighetstid, ekonomiska konsekvenser med mera? Vad gäller vid olika typer av frånvaro? Hur hanteras oorganiserade arbetstagare? Av delegationsordningen bör vidare framgå vilka chefer som har befogenhet att ingå enskilda överenskommelser.

Administrativ hantering

En arbetsgivare bör försäkra sig om att lönesystemet klarar av att hantera de olika enskilda överenskommelser som arbetsgivaren kan tänkas komma att hantera. Systemet måste inte bara kunna hantera arbetstagares lön och övriga villkor utan också kunna ge en fullständig bild av samtliga villkor. Detta blir viktigt, inte minst när det gäller till exempel lönestatistik inför lönerevision eller lönekartläggning enligt jämställdhetslagen.

Att tänka på

Nedan följer några frågeställningar som arbetsgivare behöver diskutera och ta ställning till: 

• Vad vinner vi som arbetsgivare på att tillämpa enskilda överenskommelser? Är vissa speciella områden prioriterade?
• Hur ser kostnadskalkylen ut? Är de överenskommelser som ingås kostnadseffektiva för arbetsgivaren?
• Ska samma förutsättningar gälla för alla arbetsgivarföreträdare eller är det upp till cheferna att fritt ingå överenskommelser utan särskilda riktlinjer?
• Hur säkrar vi att de enskilda överenskommelser som träffas bygger på en bedömning i varje enskilt fall (enskilda överenskommelser är ingen kollektiv rättighet)?
• Hur hanteras oorganiserade arbetstagare?
• Hur säkerställs att lönesystemet klarar av att hantera olika enskilda överenskommelser som arbetsgivaren kan komma att ingå?
• Vad bör man som arbetsgivare särskilt tänka på avseende giltighetstid, ekonomiska konsekvenser med mera?
• Hur hanteras överenskommelserna vad gäller uppsägningsregler? Ska det vara möjligt att säga upp en överenskommelse när som helst? Ska en enskild överenskommelse om semester kunna gälla någon annan tid än ett kalenderår i taget?
• Vad händer i övrigt vid en uppsägning av överenskommelsen? Hur ska "återväxling" ske?
• Vad ska gälla vid ledigheter till exempel sjukfrånvaro och föräldraledighet?
• Har samverkan med andra statliga arbetsgivare genomförts?
• Ska en arbetsgivarpolicy/gemensamma riktlinjer tas fram? Hur ska de i så fall se ut?
• Ska rätten att ingå enskilda överenskommelser delegeras till cheferna och i så fall inom vilka ramar?
• Hur hanterar vi informationen till medarbetarna om konsekvenserna av att ingå enskild överenskommelse exempelvis i förhållande till olika gränsvärden i socialförsäkringssystemet?
• Hur ser kostnadskonsekvensen ut för olika typer av lösningar? Vilka konsekvenser för arbetsgivarens kostnad får det till exempel om en arbetstagare erhåller högre lön? Att växla en förmån som inte är pensionsgrundande till en som är det innebär högre kostnader för arbetsgivaren.