Handledarstöd

Din uppgift som handledare är att dela med dig av din erfarenhet och hjälpa praktikanten med såväl arbetsuppgifter som att komma in i gemenskapen på arbetsplatsen.

Som handledare är du en förebild för praktikanten och denne ska känna sig trygg i att du alltid finns att fråga om hjälp. Du ska också uppmuntra praktikanten till att våga utmana sig själv. Ett coachande ledarskap och en tydlig kommunikation är ett stöd för den som är ny på en arbetsplats.

Din roll som handledare kan sammanfattas ungefär så här:

• Du har ett övergripande ansvar för att tilldela praktikanten uppgifter och vägleda i utförandet av dessa.
• Det är till dig praktikanten i första hand kan vända sig i frågor som uppkommer rörande praktiken.
• Det är du som hjälper praktikanten in på arbetsplatsen och att träffa andra kollegor. Att öka sitt kontaktnät är betydelsefullt.

Beroende på praktikantens förkunskaper och längd på praktikperiod kan olika uppgifter och upplägg vara aktuella. Att vara handledare innebär därför också att du har olika roller beroende på situation. Ibland är du instruktör, ibland coach och ibland mentor. Det går inte att dra en skarp gräns mellan dessa, utan rollerna går in i varandra.

En instruktör visar, förklarar, lyssnar, ställer frågor, utvärderar, planerar, och korrigerar. När du är instruktör visar du noggrant hur en uppgift ska göras. Du och praktikanten har täta uppföljningar för att vara säkra på att arbetsuppgifterna blir rätt genomförda. Det är viktigt att praktikanten känner ett nära stöd. 

En coach lyssnar, följer upp, visar engagemang, motiverar till reflektion och får praktikanten att fatta egna beslut. När du är coach uppmuntrar du och ställer frågor som leder till att praktikanten själv förstår hur en uppgift ska genomföras. Tillsammans diskuterar ni hur det gick och vad ni kan dra lärdom av för det fortsatta arbetet.

En mentor fungerar som en god förebild i arbetet och hjälper praktikanten att komma in på arbetsplatsen socialt. När du går in i mentorsrollen har praktikanten blivit mer erfaren och är relativt självständig när det gäller arbetsuppgifterna.

Mentorrollen kommer dock även i ett tidigt stadium när det gäller det kollegiala. Du hjälper praktikanten att skapa arbetsplatsrelationer och komma in i gruppen på arbetsplatsen. Er relation är av mer kollegial natur, ni delar erfarenheter samtidigt som du fungerar som en god förebild i arbetet och ställer frågor, lyssnar, uppmuntrar och utmanar praktikanten.

Som ett stöd i att planera praktikperioden och lärande på arbetsplatsen kan man göra en övergripande praktikplan.

En praktikplan tydliggör vad målet med lärandet är, vilket innehåll, omfattning och upplägg som lärandet kommer att ha. Det skapar förutsättningar för att lärandet på arbetsplatsen ska bli så framgångsrikt som möjligt.

Det är inte säkert att praktikanten ska praktisera på heltid under perioden. Planera utifrån hur mycket tid praktikanten ska praktisera.

Gör också en tidsplan. Det underlättar både för dig, praktikanten och övriga kollegor. I tidsplanen anger du mer detaljerat vilka arbetsuppgifter praktikanten ska ha, vad som ska läras in samt när det ska ske. Tänk på att avsätta tid för introduktion.

I denna film får du veta mer om hur ni på arbetsplatsen kan planera praktiken på ett bra sätt.

 

Inför praktikperiodens start behöver du ha planerat en introduktion.

Det är viktigt att praktikanten får information och kunskap om arbetsmiljöarbete och säkerhet inom ert arbetsområde.

Arbetsmiljön handlar, utöver den fysiska arbetsmiljön, även om den psykiska och sociala arbetsmiljön. På myndigheten kan du utgå från den checklista ni använder vid genomgång av säkerhets- och arbetsmiljöinformation för nya medarbetare.

Film om arbetsmiljö:

Innan praktiken startar behöver ni ta reda på om praktikanten har några särskilda behov som gör att det behövs anpassningar i arbetsmiljön och om det finns behov av hjälpmedel i arbetet. 

Oavsett om personen har en funktionsnedsättning eller inte kan det finnas olika behov av stöd och resurser. Ha en dialog med din praktikant om hur hen ser på förutsättningarna för praktikperioden och fundera tillsammans på om arbetsuppgifter, arbetsmiljö och arbetshjälpmedel behöver anpassas för att underlätta praktiken. 

Om du har en praktikant med funktionsnedsättning som är inskriven hos Arbetsförmedlingen kan du som arbetsgivare få stöd med detta, både ekonomiskt och på andra sätt av myndigheten.  

Att förbereda kollegorna på arbetsplatsen att det kommer en praktikant och hur de kan hjälpa till utifrån personens förutsättningar är bra utifrån att det skapar en trygghet.

Det är viktigt att alla på arbetsplatsen vet om att det kommer en praktikant, vad hen ska göra och hur länge. Prata om era förväntningar och hur ni gemensamt kan se till att det blir en bra och lärorik praktikperiod, både för er och praktikanten. Introduktion på arbetsplatsen är mycket viktig för att alla ska känna sig bekväma med situationen.

Om praktikanten har särskilda behov till exempel på grund av en funktionsnedsättning är det bra att fundera över vad kollegorna behöver känna till. Gör praktikanten delaktig i vilken information som ges. Våga fråga om vad det innebär men fokusera på de starka sidorna.

Du har gått igenom din egen roll och förutsättningar samt skissat på introduktionsplan och planerat praktikperioden. Nu börjar praktikanten.

Första dagen på en ny arbetsplats kan för de flesta kännas både nervös och spännande oavsett om man är anställd eller praktikant.

Genom praktiken kan praktikanten få ett ökat nätverk, få kunskap och erfarenhet om hur det är att arbeta på statliga myndigheter samt för de som behöver, även få en chans att utveckla sina kunskaper i det svenska språket. En del av dessa saker har ni kanske satt mål för och vad som är viktigt för praktikanten att lära sig.

Fundera över följande frågor tillsammans med praktikanten:

• Vad är målet med praktikperioden, vad ska praktikanten lära sig?
• Var befinner sig praktikanten nu?
• Hur ska praktikanten nå målet?

Dessa frågor är viktiga att återkomma till när praktikanten och du har uppföljningssamtal. När praktikanten formulerar sina svar blir hen medveten om, och förstår sitt eget ansvar och utveckling i lärandet. 

Att befinna sig på en arbetsplats och lära medan man gör såsom vid praktik är mer effektivt än vad man kanske tror.

Det finns flera fördelar med lärande på arbetsplatsen:

• Det blir tydligt hur teori och praktik hänger ihop.
• Det klargörs hur olika arbetsuppgifter är beroende av varandra och bildar en helhet.
• Inlärning underlättas av att praktiskt få prova på att utföra arbetsuppgifter och att få lära sig att använda de verktyg som används på arbetsplatsen.
• Att ha kollegor och att vara en del av ett team gör att man får ta del av sådant som inte lärs ut i skolan, såsom arbetsplatskultur och förhållningssätt. Att vara en del av en gemenskap bidrar även till kontakter och ett större nätverk.

Hur en person lär sig är väldigt individuellt. Som handledare ska du tänka på att anpassa lärandet efter praktikantens förkunskaper och behov. Man brukar tala om olika lärstilar. Vissa lär sig genom att läsa först och prova sedan medan någon annan behöver ett mer praktiskt tillvägagångssätt och så vidare.

Det kan vara bra att ta en stund under den första veckan med praktikanten för att prata om olika lärstilar. Du kan till exempel berätta om på vilket sätt du bäst lär dig nya saker och fråga praktikanten hur denne gör. Svaret kan vara till hjälp för hur du bäst handleder praktikanten.

För att instruera eller förklara en ny arbetsuppgift kan du till exempel:

• med ord beskriva vad praktikanten behöver göra i en viss situation eller för att utföra en viss arbetsuppgift.
• i bild eller i ritning visa hur en uppgift ska utföras.
• fysiskt visa steg för steg hur du gör för att sedan låta praktikanten själv prova.

Språket har en central betydelse på arbetsplatsen. Oavsett om en person har svenska som modersmål eller inte spelar språket stor roll för hur personen kommer in i sina arbetsuppgifter och det sociala sammanhanget. Här spelar du som handledare en viktig roll.

Det är viktigt att vara tydlig med att praktikanten får ställa frågor om instruktioner och arbetsuppgifter samt att vara inbjudande vid fikaraster och måltider så att personen i fråga känner sig inkluderad och välkommen, det skapar en motivation för att lära sig och gör att praktikanten kommer in gemenskapen och språket på arbetsplatsen.    

Även för den som har svenska som modersmål kan det ibland vara svårt att förstå "myndighetssvenska". Att anpassa sitt språk handlar om att möta den du pratar med så att ni förstår varandra.

Uppföljningssamtalen kan vara ett bra tillfälle att fråga praktikanten om hen har mött några nya fackuttryck som behöver förklaras. Om ni har en ordlista som används för nyanställda kan den vara en bra utgångspunkt. Om ni inte har det kan praktikanten hjälpa till att skapa en.

Den som inte förstår kanske säger det några gånger och frågar igen. Men sedan kan det börja kännas obekvämt och personen kanske nickar att den har förstått fastän den inte har det, eller inte säger något alls och hoppas att det går bra ändå.

Ett sätt att säkra förståelsen kan vara att fråga: Vad har du förstått? Kan du beskriva hur du ser på det jag pratade om? 

Du kan ställa frågor som ger praktikanten en möjlighet att återberätta information och instruktioner:

• Vad tror du jag menar när...?
• Vad tänker du att den här texten betyder...?
• Vad är viktigt att tänka på när...? 

Då får du en möjlighet att rätta missförstånd och komma närmare en gemensam förståelse. 

Om en del av praktikens mål faktiskt handlar om att personen ska få möjlighet till språkutveckling kan det vara bra att tänka på hur du och dina kollegor kan underlätta praktikantens språkutveckling.

För att effektivt lära sig ett nytt språk räcker det inte bara med undervisning. Språket måste användas till vardags i ett socialt sammanhang. Där behöver alla parter vara aktiva, de som kan språket och den som lär sig. Arbetsplatsen har därför en viktig roll för individens språkinlärning.

Hur ni använder språket kan både försvaga och stärka språkutvecklingen. Till exempel kan man undvika att använda svåra ord och i stället peka eller använda kroppsspråk, eller engelska.

Men det finns också en stor möjlighet att stärka språket genom att namnge de saker man pekar på och prata om vilka ord och uttryck som är lämpliga vid olika tillfällen, eller hur de uttalas och betonas. 

Se filmen om att arbeta och kommunicera på ett annat språk:

Motivation måste alltid komma från personen själv, men som handledare kan du skapa förutsättningar för att praktikanten ska känna motivation. När en person får delta i arbetet och ingå i ett sammanhang ökar motivation och lusten att lära.

Genom att vara med och utföra arbetsuppgifter ökar förståelsen för olika situationer som kan uppkomma i arbetet och hur man kan lösa dessa. När praktikanten och handledaren har regelbundna uppföljningssamtal, leder detta till att båda tränar på att reflektera över lärandet.

Exempelvis är det viktigt att skapa förutsättningar för delaktighet, ge uppmuntran och att ge befogenheter. Det ökar motivationen. Som handledare är du en förebild och ett föredöme för praktikanten men behovet av handledning och återkoppling kan se olika ut under praktikperiodens gång.

När praktikanten är ny behövs mycket stöd och en tydlig handledning för att hen ska känna sig trygg i arbetet. När praktikanten sedan börjar bli varm i kläderna behövs inte lika mycket stöd. Nu vet hen vad som ska göras, arbetsuppgifterna flyter på bra och man har funnit sin plats i gruppen. Då blir handledarrollen mer som en coach, där uppmuntran och stöttning blir vanligare än att instruera.

Se film om olika samtalsverktyg:

Ett coachande förhållningssätt innebär att du som handledare lyssnar, bekräftar, uppmuntrar och stöttar praktikanten att ta nästa steg i sin utveckling. Genom att ställa rätt frågor får praktikanten möjlighet att komma fram till egna lösningar.

händelserna på arbetsplatsen sedan sist ni hade avstämning. Att aktivt lyssna till både det som sägs och det som inte sägs är viktigt. Likaså att ge akt på kroppsspråket.

För att få igång bra samtal handlar det om att ställa frågor som öppnar upp samtalet, exempelvis:

• Beskriv hur du ...?
• Vad skulle hända om…?
• Hur upplevde du...?

Några hållpunkter för samtalet

Inför uppföljningssamtalet kan du tänka på att samtalet är väl förberett:

• Boka tid och plats för uppföljningssamtalet. Ha gärna en återkommande fast tid för samtalen och se till att samtalet kan ske ostört, i lugn och ro med tid för frågor.
• Förbered samtalet baserat på praktikplanen och tidigare uppföljningssamtal. Fundera över genomförda arbetsmoment, hur resultatet blivit och vad du vill ge för feedback inför den kommande perioden.

Under samtalet kan du tänka på att uppmuntra praktikanten att reflektera över arbetssituationen och sitt eget lärande:

• Börja gärna med att be praktikanten själv beskriva hur den senaste tiden från förra uppföljningsmötet har varit. Följ upp tidigare uppföljningssamtal såsom idéer och beslut.
• Beskriv vilka framsteg du som handledare har noterat hos praktikanten och hur du ser på kvaliteten i det utförda arbetet. Tydliggör lärandet genom att ta avstamp i praktikantens ursprungliga nivå.
• Gå igenom planeringen framåt tillsammans och besluta om någon justering behöver göras i planen. Om det framgår att praktikanten har svårt att uppnå målen kan ni upprätta en åtgärdsplan som talar om vad som ska göras och hur, när det ska vara klart och vem som är ansvarig. 

Innan samtalet avslutas kan det vara bra att stämma av det ni har pratat om genom att:

• Sammanfatta det ni har kommit överens om och fråga om praktikanten har uppfattat det på samma sätt.
• Uttryck dina förväntningar på praktikanten under den kommande tiden.
• Dokumentera uppföljningssamtalet.

Se filmen om uppföljningssamtal:

Nu börjar det närma sig slutet av praktiken och det är dags att summera praktikperioden.

En bra avslutning är minst lika viktigt som en bra introduktion. Avslutningssamtalet är en muntlig utvärdering och en reflektion av praktikperioden.

Innan samtalet, fundera igenom vad som har hänt under praktikperioden, vad praktikanten har jobbat med och hur det har gått. Finns det olika tillfällen eller moment du särskilt skulle vilja lyfta fram? Här kan det som ni har pratat om under uppföljningssamtalen vara till stor hjälp.

Kort sagt handlar det om att göra en sammanställning över vilket lärande och vilken utveckling praktikanten genomgått.

Förbered praktikanten på hur samtalet kommer att gå till. Be även praktikanten att fundera på om det är något hen själv vill ta upp. Boka in samtalet i god tid och planera gärna in en trevlig avslutningsfika eller lunch med dina kolleger.

Kom också ihåg att berätta för dina kolleger att praktikperioden är slut.

I slutet av en praktikperiod får praktikanten också lämpligen med sig ett utlåtande om praktikperioden utifrån vad denna har gjort. 

Praktikanten bör även kunna hänvisa till någon, till exempel dig som är handledare, som framtida arbetsgivare kan kontakta för referenstagning.

All information är värdefull för dig och dina kolleger om vad som var bra under praktikperioden och vad som kan bli bättre nästa gång ni tar emot en praktikant.