Arbetsgivarguiden
Här finns stöd för dig som är arbetsgivare inom det statliga avtalsområdet.
Att anställa
Anställning av arbetstagare regleras i ett stort antal olika rättsliga källor. Dessutom finns en utförlig beskrivning av de olika delarna i ett anställningsärende i Arbetsgivarverkets skrift Anställning i staten.
När det gäller anställning av arbetstagare regleras det i ett stort antal olika rättsliga källor, till exempel grundlagen, lagar, förarbeten, förordningar, rättspraxis samt kollektivavtal.
Rekryteringsprocessen i staten
Processen från det att ett kompetensbehov uppstår i verksamheten till dess att en ny arbetstagare börjar sin anställning och vägen dit kan översiktligt beskrivas på följande sätt:
- Analysera verksamheten och dess behov.
- Gör kravprofil med ska-krav och bör-krav.
- Undersök skyldighet till omplacering och möjlighet till arbetsledning.
- Ta ställning till hur ni ska hantera eventuella företrädesrättsberättigade.
- Informera på lämpligt sätt. JO har här uttalat att det normalt sett inte är tillräckligt att informera enbart på myndighetens fysiska anslagstavla. I vår skrift Anställning i staten finns mer information.
- Ansökningar inkommer från sökanden. Beakta även företrädesrättsberättigade.
- Gör urval utifrån sakliga grunder, det vill säga förtjänst och skicklighet. Bedömningen görs utifrån kravprofilen.
- Utvärdera ansökningshandlingar.
- Intervjua.
- Ta referenser.
- Ta ställning till om rekryteringen behöver avbrytas.
- Gör klarläggande, fatta beslut, anslå information om beslut.
- Hantera eventuellt överklagande.
- Anställd arbetstagare börjar och får information
Frågor och svar om flexibilitet, omställning och trygghet på arbetsmarknaden
Arbetsgivarverket får många frågor som rör de senaste förändringarna på arbetsmarknaden. Här har vi samlat de vanligaste frågorna och svaren.
Informationsskyldighet för arbetsgivare
En arbetsgivare är skyldig att informera en arbetstagare om alla villkor som är av väsentlig betydelse för anställningsförhållandet enligt 6 c § LAS.
Här finns information enligt 6c och 6e §§ i lag (1982:80) om anställningsskydd.
En arbetsgivare ska lämna skriftlig information till en arbetstagare om alla villkor som är av väsentlig betydelse för anställningsförhållandet enligt 6 c § LAS. Informationen ska innehålla uppgifter om arbetsgivarens och arbetstagarens namn och adress, anställningens tillträdesdag samt arbetsplats. Om det inte finns någon fast eller huvudsaklig arbetsplats ska arbetsgivaren informera om att arbetet ska utföras på olika platser eller att arbetstagaren själv får bestämma sin arbetsplats. Informationen ska även innehålla en kort specificering eller beskrivning av arbetstagarens arbetsuppgifter och yrkesbenämning eller yrkestitel.
Vidare ska arbetsgivaren informera om anställningen gäller tillsvidare eller för begränsad tid eller om det avser en provanställning. Om det avser en tillsvidareanställning ska de uppsägningstider som gäller anges. Är det en anställning för begränsad tid ska informationen innehålla uppgift om anställningens slutdag eller de förutsättningar som gäller för att anställningen ska upphöra och vilken form av tidsbegränsad anställning som anställningen avser. Är det fråga om en provanställning ska arbetsgivaren informera om prövotidens längd och eventuella villkor för provanställningen.
Därutöver ska arbetsgivaren informera om begynnelselön och andra löneförmåner – som ska anges separat – samt hur ofta och på vilket sätt lönen ska betalas ut.
Information ska även lämnas om längden på arbetstagarens normala arbetsdag eller arbetsvecka eller, om detta inte går att fastställa på grund av hur arbetsgivaren förlägger arbetstiden, uppgift om anställningens arbetstidsmått på annat sätt samt vad som ska gälla för övertids- eller mertidsarbete och ersättning för sådant arbete, i förekommande fall.
Arbetsgivaren ska dessutom informera om minsta tidsfrist för besked om den ordinarie arbetstidens och jourtidens förläggning samt i förekommande fall att förläggningen kommer att variera mellan olika klockslag och dagar samt om regler för skiftbyte.
Ovanstående information ska lämnas skriftligen så snart som möjligt, dock senast den sjunde kalenderdagen efter det att arbetstagaren har börjat arbeta.
Senast en månad efter det att arbetstagaren börjat arbeta ska arbetsgivaren informera om rätt till utbildning som tillhandahålls av arbetsgivaren i förekommande fall, längden på arbetstagarens semester, de bestämmelser som arbetstagare och arbetsgivare ska följa när någon av dem vill avsluta anställningsförhållandet och tillämpliga kollektivavtal.
Information ska även lämnas om inbetalning av arbetsgivaravgifter och om det skydd för social trygghet som tillhandahålls av arbetsgivaren. Skyldigheten att lämna information enligt 6 c § gäller oavsett anställningens längd, det vill säga även för anställningar som bara pågår en dag.
Informationen ska lämnas skriftligen och arbetsgivaren bör spara bevis på översändandet eller mottagandet om informationen lämnats i elektronisk form. Det framgår av bestämmelsen i 6 c §, sista stycket, i vilka fall man kan hänvisa till lag, författning eller kollektivavtal.
Om informationsskyldigheten inte uppfylls kan en arbetstagare föra talan om skadestånd enligt 38 § LAS för brott mot informationsskyldigheten.
Om förutsättningarna för anställningen ändras ska arbetsgivaren lämna skriftlig information om ändringen så snart som möjligt, men senast den dag då ändringen ska börja tillämpas. Det följer av 6 e § i LAS.
Filmer om anställning i staten
Vi har tagit fram tre filmer som beskriver grunderna för vad statliga arbetsgivare har att tänka på när det gäller arbetsskyldighet, rekrytering, information om anställning och anställningsformer.
I slutet av varje film svarar vi på frågor vi ofta får från våra medlemmar kopplat till filmens innehåll. Filmerna handlar framförallt om den statliga särreglering som gäller för myndigheter under regeringen, därför kan annat gälla för frivilliga medlemmar. I filmerna medverkar Arbetsgivarverkets tidigare chefsjurist Hedda Mann och rådgivare Åsa Kälvegård.
- Filmen Arbetsskyldighet handlar om vad begreppet arbetsskyldighet innebär och hur långt arbetsgivarens arbetsledningsrätt sträcker sig.
- Filmen Rekrytering i staten beskriver vad som styr den statliga urvalsprocessen vid rekrytering och varför.
- I filmen Information om anställning och anställningsformer berättar vi vad tillsvidareanställning innebär och om de rättsliga grunderna för att undantagsvis anställa för begränsad tid.
Efter varje film kan du testa dina kunskaper genom att svara på några frågor. Både frågor och svar finns i utfällningsbara flikar.
1. Vad måste du tänka på när du arbetsleder en arbetstagare till andra arbetsuppgifter?
a) Att ni är överens om förändringen
b) Att de nya arbetsuppgifterna är inom arbetstagarens arbetsskyldighet
c) Att de nya arbetsuppgifterna utförs på samma ort tidigare
2. Kan man komma överens om nya arbetsuppgifter som ligger utanför arbetstagarens arbetsskyldighet?
a) Ja, det går bra
b) Ja, det går bra om facket samtycker
c) Nej, det går inte eftersom man inte kan avtala bort reglerna om förtjänst och skicklighet
3. 29/29-principen sätter ramarna för hur man bedömer arbetsskyldighetens gränser. Vilken/vilka faktorer brukar ha störst inverkan på denna bedömning i statlig sektor?
a) Kopplingen mellan arbetsuppgifterna och verksamheten
b) Att arbetet ryms inom kollektivavtalet
c) Att arbetet ryms inom det enskilda anställningsavtalet
d) Att arbetstagaren har kvalifikationer för arbetet
e) Anställningen får inte förändras i grunden
4. Att arbetsgivaren kan arbetsleda en arbetstagare inom ramen för arbetsskyldigheten följer av arbetsledningsrätten och är ett beslut som endast undantagsvis kan prövas av en domstol. Men det finns ett undantag, den så kallade bastubadarprincipen. Vad innebär den?
a) Om omplaceringen är särskilt ingripande och sker på grund av personliga skäl måste arbetsgivaren ha godtagbara skäl
b) Om omplaceringen sker mot arbetstagarens vilja måste arbetsgivaren ha godtagbara skäl
c) Om omplaceringen är särskilt ingripande har arbetstagaren rätt att återgå till sina gamla arbetsuppgifter
5. Kan man arbetsleda en arbetstagare till en annan ort?
a) Ja, det går bra så länge orten ligger i samma kommun
b) Ja, det går bra så länge det är ett rimligt pendlingsavstånd
c) Det beror på vad som följer av det enskilda anställningsavtalet
1. b)
2. c)
3. c) och e)
4. a)
5. c)
1. Vad ingår i begreppet skicklighet?
De krav som arbetsgivaren ställer på:
a) Utbildning, arbetslivserfarenhet från statlig sektor och personliga egenskaper
b) Utbildning, arbetslivserfarenhet och personliga egenskaper
c) Utbildning, arbetslivserfarenhet från privat, kommunal och regional sektor och personliga egenskaper
2. När man rekryterar i staten ska man informera om anställningen på lämpligt sätt, vad innebär det?
a) Det räcker att man informerar på myndighetens officiella anslagstavla och kontaktar Arbetsförmedlingen
b) Utöver myndighetens anslagstavla måste man informera i minst tre andra kanaler
c) Utöver information på myndighetens officiella anslagstavla, myndighetens interna och externa webbplats, och kontakt med Arbetsförmedlingen bör man i regel också informera på annat sätt, till exempel i olika medier. De kanaler som är brukliga för den tjänst det är fråga om bör användas.
3. Finns det något undantag från skyldigheten att informera om anställningen?
a) Ja, om arbetsgivaren tillämpar 7 § andra stycket anställningsskyddslagen, anställer en person som har företrädesrätt till anställning eller anställer en person genom Trygghetsstiftelsens rekryteringsservice
b) Ja, om anställningen är kortare än sex månader
c) Nej, något sådant undantag finns inte
4. Hur bedömer man vilken kandidat som är skickligast?
I vissa fall ska kandidaten uppfylla behörighetskrav som följer av lag eller förordning, om sådana gäller för det aktuella arbetet. Exempel på detta kan vara svenskt medborgarskap, säkerhetsprövning vid säkerhetsklassad befattning eller vetenskaplig och pedagogisk skicklighet. Därutöver bedöms skickligheten utifrån:
a) Den som uppfyller flest antal krav i kravprofilen
b) Den som uppfyller flest ska-krav
c) Den som i första hand uppfyller flest ska-krav och i andra hand flest bör-krav
5. Måste man informera om anställningsbeslutet?
a) Ja, men bara på webben
b) Ja, om man vill undvika att någon av de andra sökande ska överklaga beslutet
c) Ja, på myndighetens officiella anslagstavla om anställningen är längre än sex månader
6. En sökande har överklagat ett anställningsbeslut till Statens överklagandenämnd och har framgång. Vilka påståenden är korrekta?
a) Nämnden kan meddela att den sökande har rätt till skadestånd
b) Nämnden kan meddela att den sökande har rätt till anställningen
c) Nämnden kan meddela att rekryteringsprocessen ska återupptas och de sökande, inklusive den klagande ska prövas på nytt mot kravprofilen
7. Det finns en jättebra medarbetare som du vill internrekrytera. Vilka påståenden är korrekta?
a) Det går bra så länge ingen annan medarbetare är skickligast
b) Medarbetaren kan byta till de nya arbetsuppgifterna genom ett arbetsledningsbeslut, om arbetsuppgifterna ligger inom ramen för hens arbetsskyldighet
c) Om medarbetarens arbetsuppgifter ligger utanför hens arbetsskyldighet måste du informera om anställningen och hen får söka anställningen i konkurrens med andra, sökande - såväl externa som interna
8. Vad gäller om jag vill anställa en person som har företrädesrätt till återanställning?
a) Du behöver bara informera på anslagstavlan och sedan kan du välja vem du vill på företrädeslistan
b) Du behöver inte informera om anställningen och du ska välja den som har längst anställningstid på företrädeslistan
c) Du behöver inte informera om anställningen och du ska välja den på företrädeslistan som bäst svarar mot kravprofilen, oavsett anställningstid
9. Vad gör jag om jag under rekryteringsprocessen konstaterar att en sökande har extrakunskaper som verksamheten behöver, men som inte framgår av kravprofilen?
a) Avbryter rekryteringen och börjar om med en ny kravprofil
b) Ändrar på kravprofilen och gör en tjänsteanteckning om detta och varför jag bedömer att kompetensen är viktig
c) Ställer kompletterande frågor till de andra sökande för att undersöka om någon annan också har denna kompetens
1. b)
2. c)
3. a)
4. c)
5. c)
6. b) och c)
7. b) och c)
8. c)
9. a)
1. Vad är det för skillnad på ”klarlägga frågor av betydelse för anställningen” i villkorsavtalen och ”information om anställningsvillkor av väsentlig betydelse” enligt anställningsskyddslagen?
a) Det är samma sak
b) ”Klarläggandet” sker innan anställningen har ingåtts och när anställningsvillkoren fortfarande kan vara förhandlingsbara, medan ”informationen” lämnas när arbetsgivaren och arbetstagaren undertecknat anställningsavtalet
c) ”Klarläggandet” sker innan anställningen har ingåtts och när anställningsvillkoren fortfarande kan vara förhandlingsbara, medan ”informationen” lämnas, senast inom tre korta frister efter det att anställningsavtalet har ingåtts
2. Om ni är överens om att en vid arbetsskyldighet är bra, för att möjliggöra framtida karriärutveckling, vad bör du då tänka på när du fyller i anställningsinformationen (anställningsbeviset)?
a) Att precisera arbetsuppgifterna och placeringen
b) Att exemplifiera vilka arbetsuppgifter som kan bli aktuella samt ange vilken organisatorisk enhet arbetstagaren är placerad vid
c) Att exemplifiera vilka arbetsuppgifter som kan bli aktuella samt ange var arbetstagaren är placerad för närvarande
3. Det finns två anställningsformer, tillsvidareanställning som kan inledas med en provanställning (huvudregel) och tidsbegränsad anställning (undantag). För att kunna anställa någon på en tidsbegränsad anställning behöver du en rättslig grund. Vad är en rättslig grund för tidsbegränsad anställning? Det finns mer än ett rätt svar.
a) Vikariat
b) Intermittent anställning
c) Projektanställning
d) Särskild visstidsanställning
e) Tillfällig arbetsanhopning
4. Du ska anställa en person på en särskild visstidsanställning i ett år. Du vill dock ha möjlighet att avsluta anställningen i förväg om det inte fungerar. Hur ska anställningsperioden formuleras?
a) Från och med den 1 januari 2023 till och med den 31 december 2023
b) Från och med den 1 januari 2023, dock längst till och med den 31 december 2023
c) Från och med den 1 januari 2023 och tillsvidare, dock längst till och med den 31 december 2023
5. Du fyller i anställningsbeviset och vill samla all information på ett ställe så du fyller också i BESTA-kod. Du får sedan veta att det borde du inte gjort. Varför?
a) Det måste MBL:as
b) Anställningsbevisets innehåll motsvarar vad du och arbetstagaren kommit överens om och går därför inte att ändra ensidigt om BESTA-koden förändras
c) BESTA-koden är hemlig
1. c)
2. c)
3. a) och d)
4. c)
5. b)
Frågor och svar om att anställa
Ett anställningsbevis är arbetstagarens bevis om anställningen. Anställningsbeviset innehåller alla de villkor som är av väsentlig betydelse för anställningsförhållandet. Detta innefattar Informationsskyldighet för arbetsgivare, se även 6 c § lagen om anställningsskydd (LAS).
Anställningsbeslutet är myndighetens formella skriftliga beslut om anställningen. Det ska innehålla information om dagen för beslutet, beslutets innehåll, vem som har fattat beslutet, vem som har varit med om den slutliga handläggningen utan att delta i avgörandet samt vem som har varit föredragande, se 21 § myndighetsförordningen.
Avvikande mening ska antecknas i protokoll eller annan handling hos myndigheten, se 19 § förvaltningslagen.
Nej, "timanställning" är inte en anställningsform. En anställning kan vara tillsvidare eller tidsbegränsad enligt 4-6 §§ lagen om anställningsskydd (LAS). Det som ibland kallas "timanställning" är en anställning där lönen intjänas per arbetad timme. Oftast är det en tidsbegränsad anställning med stöd av LAS.
Om anställningen beräknas vara högst sex månader behöver, enligt 7 § anställningsförordningen, information om en myndighets beslut att anställa inte anslås.
Rekommendationen är dock att anställningsbeslut anslås oavsett anställningstid eftersom konsekvensen av att inte anslå blir att beslutet kan överklagas, under hela anställningsperioden. Att anslå beslutet påverkar därför också anställningstryggheten - om beslutet anslås begränsas överklagandetiden till tre veckor. Se Arbetsgivarverkets skrift Anställning i staten.
Enligt 6 § anställningsförordningen har en myndighet som har för avsikt att anställa skyldighet att informera om det så att de som är intresserade av anställningen kan anmäla det till myndigheten inom viss tid. Huvudregeln är alltså att myndigheten ska informera om lediga anställningar.
Det är upp till myndigheten att bedöma det bästa sättet att nå dem som kan tänkas vara lämpade för och intresserade av anställningen med informationen, till exempel genom en annons i dagspress, fackpress eller på extern webbplats.
Det krävs i regel mer än att informationen (annonsen) om den lediga anställningen anslås på myndighetens anslagstavla och publiceras på myndighetens externa webbplats. De kanaler som är brukliga för den tjänst det är fråga om bör användas. Av en myndighets instruktion eller annan författning kan det framgå att myndigheten ska informera om anställningen på något särskilt sätt, se 2 § anställningsförordningen.
Vid en rekrytering har myndigheten en rad förpliktelser att uppfylla. Enligt 12 kap. 5 § regeringsformen ska, vid tillsättning av statlig anställning, avseende fästas endast vid sakliga grunder, som förtjänst och skicklighet. Med förtjänst avses den vana som har förvärvats genom tidigare anställning eller verksamhet. Med skicklighet avses den sökandes lämplighet för den aktuella anställningen. Särskild vikt ska fästas vid skickligheten vid meritvärderingen om inte särskilda skäl för något annat finns, se 4 § 2 st. lagen om offentlig anställning (LOA). En ledig befattning ska utlysas och inkomna ansökningshandlingar värderas och de bäst meriterade intervjuas.
Arbetsgivaren ska följa beslutet i överklagandet och erbjuda den person som fått rätt i sitt överklagande anställning hos arbetsgivaren.
Konsekvensen av undanröjandet av ett statligt anställningsbeslut har av AD i dom 2016 nr 74 tydliggjorts. Då det saknas författningsbestämmelser med innebörd att anställningsavtal upphör när anställningsbeslut undanröjs består det civilrättsliga anställningsavtalet, det vill säga avtalet varken upphör eller kan sägas upp på andra grunder än LAS. Det innebär att det kan komma att föreligga en övertalighetssituation vilken då hanteras inom regelverket rörande arbetsbrist.
Oavsett om arbetsgivaren och arbetstagaren är överens eller inte så betraktas det som en ny anställning eftersom det ligger utanför arbetsskyldigheten. Arbetsgivaren är, enligt 6 § och 7 § anställningsförordningen, skyldig att på lämpligt sätt informera om ett ledigt arbete samt att anslå beslut om anställning.
Arbetsgivaren ska förhandla med respektive informera arbetstagarorganisationerna och ett nytt anställningsbevis ska skrivas, se 6c § och 6e § lagen om anställningsskydd (LAS).
Frågor och svar om arbetsskyldighet och omplacering
Arbetsledningsrätten får utövas inom ramen för anställningen. Arbetsledningsrätten är omfattande, men den gräns som kan utläsas ur Arbetsdomstolens praxis är att arbetstagaren inte kan åläggas att utföra arbetsuppgifter som innebär att anställningen i grunden förändras, då är det i stället fråga om en omplacering/uppsägning.
En omplacering till arbete som ligger utanför arbetstagarens arbetsskyldighet kan betraktas som ett skiljande från anställningen och därmed utgöra ett brott mot Lagen om anställningsskydd (LAS). Att omplacera en arbetstagare till andra arbetsuppgifter inom ramen för arbetsskyldigheten följer av arbetsledningsrätten och kan i princip tillämpas vid varje behov av sådan förändring. En sådan arbetsledning ska inte förväxlas med omplacering enligt 7 § 2 st. LAS till lediga befattningar eller omplacering till befattningar inom en turordningskrets enligt 22 § 4 st. LAS.
Enligt 7 § 2 st. LAS får en arbetstagare inte sägas upp om det är skäligt att kräva att arbetsgivaren bereder arbetstagaren annat arbete hos sig. Omplaceringsskyldigheten innebär att arbetsgivaren ska göra en noggrann utredning i omplaceringsfrågan och då verkligen tillvarata de möjligheter som finns att ordna en omplacering. Finns det efter en sådan utredning någon skälig omplaceringsmöjlighet och den anställde har tillräckliga kvalifikationer för arbetet får arbetstagaren inte sägas upp på grund av arbetsbrist. I denna situation sträcker sig arbetsgivarens omplaceringsskyldighet utanför arbetstagarens hittillsvarande arbetsskyldighet, vilket innebär att arbetsgivaren efter erbjudande om omplacering, om arbetstagaren accepterar, äger besluta om en ny anställning.
Mer information
Dagligen löpande arbetsledningsbeslut inom ramen för anställningen förhandlas vanligtvis inte. Däremot faller förändringar i den enskildes arbets- och anställningsförhållanden som inte enbart är tillfälliga och inte heller i övrigt är av mindre betydelse in under förhandlingsskyldigheten. Detta innefattar även omflyttning för viss period, när denna inte är helt kort och görs enbart för att täcka ett arbetskraftsbehov som har uppstått till följd av sjukfrånvaro eller liknande.
Arbetstagaren är skyldig att följa de beslut som arbetsgivaren fattar med stöd av arbetsledningsrätten så länge den utövas inom ramen för arbetstagarens arbetsskyldighet. Detta innebär att arbetstagaren är skyldig att utföra tilldelade arbetsuppgifter. Ett brott mot denna skyldighet kan utgöra arbetsvägran och kan leda till sanktioner såsom skadestånd, disciplinpåföljd eller till och med uppsägning eller avskedande.
Observera att arbetstagarorganisationerna kan utöva tolkningsföreträde, se 34§ lag om medbestämmande i arbetslivet (MBL).
Aktuella lagar och förordningar
Lag om anställningsskydd, LAS (Riksdagens webbplats) Öppnas i samma flik
Myndighetsförordning (Riksdagens webbplats) Öppnas i samma flik
Förvaltningslag (Riksdagens webbplats) Öppnas i samma flik
Anställningsförordning (Riksdagens webbplats) Öppnas i samma flik
Regeringsformen (Riksdagens webbplats) Öppnas i samma flik
Lag om offentlig anställning, LOA (Riksdagens webbplats) Öppnas i samma flik
Lag om medbestämmande i arbetslivet, MBL (Riksdagens webbplats) Öppnas i samma flik
Arbetsgivarverket informerar
4 juli 2022•
Förändringar i anställningsskyddslagen och nya kollektivavtal om anställningsvillkor och omställning
28 juni 2022•
Överenskommelse om flexibilitet, omställningsförmåga och trygghet på den statliga sektorn
13 juni 2022•
Det här innebär arbetsvillkorsdirektivet för statliga arbetsgivare
12 november 2019•
Nya regler i LAS medför ändringar i flera avtal
12 juli 2019•
Ålder i LAS som anger rätt att kvarstå i anställning höjs stegvis från 67 år till 69 år
29 december 2016•
Principiellt viktigt avgörande avseende konsekvenserna av att ett anställningsbeslut undanröjs
18 april 2016•
Ändringar i LAS