Arbetsgivarguiden
Här finns stöd för dig som är arbetsgivare inom det statliga avtalsområdet.
Nationella experter
Nationella experter anlitas vid EU-institutionerna som sakkunniga på särskilda områden med tjänstgöringsperioder vanligtvis från sex månader till två år. Tjänstgöringen går att förlänga till fyra år och i exceptionella fall till maximalt sex år.
Under tjänstgöringen som nationell expert kvarstår arbetstagaren formellt i anställningen hos den svenska anställningsmyndigheten. Arbetstagaren ställs till förfogande som nationell expert så att aktuell EU-institution kan använda expertens sakkunskap inom ett speciellt område. Det stora flertalet nationella experter tjänstgör i Europeiska kommissionen.
Under tjänstgöringen som nationell expert är arbetstagaren formellt utlandsstationerad av anställningsmyndigheten i Sverige och URA ska därför tillämpas. Arbetstagaren får sin lön från den svenska anställningsmyndigheten medan övriga ersättningar betalas av kommissionen direkt till arbetstagaren.
Nationella experter i EU är ett exempel på delad finansiering
Förhållandet att arbetstagaren under utlandsstationering får sin lön från den svenska anställningsmyndigheten och ersättningar och förmåner på grund av utlandstjänstgöringen från en annan aktör – så kallad delad finansiering – gäller inte bara nationella experter. Exempel på andra aktörer än EU är exempelvis FN och OSSE. Informationen på dessa sidor och exemplet på URA-kontrakt kan därför vara till hjälp även då en arbetstagare ställs till förfogande för en annan aktör och får arbetsledning av denna under utlandstjänstgöringen. Finansieringen är då ofta delad så att anställningsmyndigheten i Sverige betalar lönen till arbetstagaren och den andra aktören ersätter arbetstagarens privata merkostnader som uppstår på grund av utlandsstationeringen med ett schablonbelopp.
EU-kommissionens regelverk
Arbetsgivarverket ger nedan en övergripande information om EU-kommissionens regelverk för nationella experter. Vad som gäller för den enskilde nationella experten kan bara framgå av vid varje tidpunkt gällande villkor i kommissionens beslut, övriga föreskrifter och ordningsregler.
EU:s villkor för tjänstgöring som nationell expert
Villkoren för tjänstgöring som nationell expert regleras i kommissionens beslut och tjänsteföreskrifter. Villkoren är juridiskt bindande mellan arbetstagaren som tjänstgör som nationell expert, den svenska anställningsmyndigheten och EU-institutionen.
Anställningsförhållandet
Under en nationell experttjänstgöring kvarstår anställningsförhållandet mellan arbetstagaren och den svenska anställningsmyndigheten. Anställningsmyndigheten, arbetstagaren och kommissionen träffar överenskommelser om att arbetstagaren i sin anställning - "i tjänsten" - ska arbeta som expert för EU-institutionen. Arbetstagaren står under den aktuella EU-institutionens arbetsledning och tillsyn. Kommissionens regler beträffande arbetstid, semester, sjukledighet, föräldraledighet och övrig ledighet ska tillämpas.
Arbetstagaren ska i samband med att URA-kontraktet tecknas lämna uppgifter till anställningsmyndigheten om sådana förhållanden som kan ha betydelse vid bedömningen av om arbetstagaren uppfyller villkoren för vissa förmåner och vid prövningen av ersättningarnas storlek så att dessa kan hanteras korrekt i kontraktet i förhållande till gällande skattelagstiftning (se nedan exemplet Utlandskontrakt för nationell expert).
Ersättning till arbetstagaren
Den svenska anställningsmyndigheten betalar lön till arbetstagaren, inklusive sociala avgifter och försäkringar. Kommissionen betalar följande ersättningar till arbetstagaren:
- schablonbelopp (Daily Subsistence Allowance, DSA) för att täcka kostnader för bostad och andra levnadskostnader
- schablonbelopp (Monthly Allowance, MA), vars storlek beror på avståndet mellan tjänstgöringsorten i Sverige och stationeringsorten
- ut- och återresa för experten vid tjänstgöringens början och slut
- resor i kommissionens tjänst
EU:s olycksfallsförsäkring för arbetstagaren
Den svenska anställningsmyndigheten har ingen skyldighet att ge eller betala för ytterligare förmåner eller kostnadsersättningar till arbetstagaren under dennes tjänstgöring i kommissionen.
Tillämpning av URA
Arbetsgivarverket kommenterar här tillämpningen av URA-avtalet på nationella experter. Kommentarerna är tänkta som ett stöd för dig som arbetsgivare.
Eftersom EU:s bindande tjänsteföreskrifter gäller vid tjänstgöringen ska hänvisning till tillämpligt EU-dokument, paragraf och avsnitt skrivas in i utlandskontraktet. Dokumenten som helhet bifogas. Det gäller exempelvis anställningsvillkor som arbetstid, semester, sjukledighet, föräldraledighet, övrig ledighet, liksom de ersättningar som EU betalar för ut- och återresa. Till exempel det antal semesterdagar som arbetstagaren tjänar in enligt EU:s regler under tjänstgöringen som nationell expert skrivs in i kontraktets avsnitt om semester.
Schablonersättningar och övriga förmåner som EU-institutionen betalar genom kostnadsersättningar direkt till experten ska redovisas i det utlandskontrakt som upprättas med stöd av URA. De schablonersättningar och övriga kostnadsersättningar som EU betalar till arbetstagaren ska inte tas upp till beskattning i Sverige till den del som de sammanlagda kostnadsersättningarna från EU motsvarar de kostnadsersättningar som totalt kan utbetalas skattefritt enligt URA.
De schablonbelopp (Daily Subsistence Allowance - DSA och Monthly Allowance – MA) som EU betalar ut månadsvis till arbetstagaren är avsedda att täcka ökade kostnader för bostad och andra levnadskostnader på grund av. EU-tjänstgöringen. Monthly Allowance beräknas på avståndet mellan arbetsorten i hemlandet Sverige och stationeringsorten enligt EU:s regler. Observera att om arbetstagaren får kostnadsersättning av anställningsmyndigheten i Sverige eller annan finansiär, betalar inte EU ut Monthly Allowance till arbetstagaren.
I samband med att URA-kontraktet tecknas ska arbetstagaren lämna uppgifter till den svenska anställningsmyndigheten om sådana förhållanden som kan ha betydelse vid bedömningen av om arbetstagaren uppfyller villkoren för vissa förmåner. Vid prövningen av ersättningarnas storlek ska dessa hanteras korrekt i kontraktet i förhållande till gällande skattelagstiftning (se exemplet Utlandskontrakt för nationell expert).
Under tjänstgöring som nationell expert har arbetstagaren lön från den svenska anställningsmyndigheten och är ledig från ordinarie arbetsuppgifter i anställningen i Sverige. Anställningsmyndigheten svarar för lönekostnader inklusive sociala avgifter.
För arbetstagaren tillämpas - i stället för bestämmelserna i 8 § URA - de föreskrifter om arbetstid som gäller vid EU-institutionen.
Övertidsersättning utges normalt inte. Deltidsarbete kan i undantagsfall medges efter ansökan hos generaldirektören för personal och administration.
Arbetstagaren omfattas av de regler för särskild ledighet och helgdagar som gäller vid EU-institutionen. Arbetstagaren har inte rätt till sådana eventuella övriga ledigheter som han eller hon skulle ha haft rätt till under tjänstgöring i sin anställning i Sverige - till exempel svenska helgdagar.
För arbetstagaren tillämpas - i stället för bestämmelserna i 9 § URA - de tjänsteföreskrifter om semester och särskild ledighet som gäller vid EU-institutionen. Antalet semesterdagar är 24 -30 dagar per kalenderår.
Efter ansökan hos EU-institutionen kan särskild ledighet medges för olika familjeangelägenheter. Arbetstagaren får endast ta i anspråk sådan semester som "tjänas in" under tjänstgöringen hos en EU-institution.
Sparade semesterdagar från anställningsmyndigheten i Sverige som arbetstagaren har när han eller hon börjar tjänstgöringen vid en EU-institution "fryses in" och "tinas upp" vid återkomsten till anställningsmyndigheten i Sverige. I lönesystemen finns särskilda lönearter för "infrysning" av intjänade dagar. Semesterdagar från EU-tjänstgöringen kan inte överföras till anställningsmyndigheten i Sverige. Det innebär att intjänade semesterdagar som inte tagits ut, är förverkade när EU-tjänstgöringen är slut. Ansökan om ledighet ska göras till den EU-institution där arbetstagaren är placerad.
Föräldraledighet avser endast mammor i EU:s tjänsteföreskrifter. En arbetstagare som är gravid ska anmäla ledighet för barns födelse även till den svenska anställningsmyndigheten. Arbetstagaren kan välja 20 veckors mammaledighet som EU:s tjänsteföreskrifter ger möjlighet till. Om arbetstagaren väljer längre ledighet enligt svenska bestämmelser ska, på arbetstagarens begäran, ett avbrott av EU-tjänstgöringen göras under den tid som överstiger den ledighet som beviljas av kommissionen. Alternativt kan arbetstagaren ansöka om avbrott i EU-tjänstgöringen som täcker hela den period som är tillåten för mammaledighet. Om arbetstagaren tar ledigt 20 veckor enligt EU:s tjänsteföreskrifter inkluderas ledigheten i den överenskomna tjänstgöringen och (Daily Subsistence Allowance - DSA och Monthly Allowance - MA) betalas ut under ledigheten.
För arbetstagare som tjänstgör som nationella experter tillämpas - i stället för bestämmelserna i 10 § URA - de tjänsteföreskrifter om ledighet för frånvaro vid sjukdom eller olycksfall som gäller vid EU-institutionen.
Anmälan om sjukfrånvaro ska göras endast till den EU-institution där arbetstagaren är placerad. Antalet dagar för sjukdom och ledigheter på grund av personliga förhållanden som kan beviljas anges i tjänsteföreskrifterna. Lönen från den svenska anställningsmyndigheten reduceras inte. Ingen återkoppling ska ske till svensk arbetsgivare eller till Försäkringskassan. Vid sjukdom ska arbetstagaren visa upp läkarintyg enligt EU:s tjänsteföreskrifter.
Om en arbetstagare på grund av ett olycksfall i arbetet får ersättning från EU:s olycksfallsförsäkring ska eventuell ersättning enligt avtalet om ersättning vid personskada (PSA) minskas i motsvarande mån.
Samordningsavdrag kan också göras till exempel om en arbetstagare får ut sjukpenning från Försäkringskassan.
EU:s olycksfallsförsäkring omfattar endast arbetstagaren det vill säga den nationella experten och inte medföljande familjemedlemmar.
Den URA-försäkring som anställningsmyndigheten ska teckna hos Kammarkollegiet för arbetstagaren gäller även för sådana familjemedlemmar som anges i utlandskontraktet.
Tillämpning av bilagan till URA
Arbetsgivarverket kommenterar här tillämpningen av URA-avtalets bilaga (13§ URA) på arbetstagare som tjänstgör som nationella experter. Kommentarerna är tänkta som ett stöd till dig som arbetsgivare vid kontraktsskrivningen. Se även exemplet på ifyllt URA-kontrakt för en nationell expert.
1 Ersättning för bostadskostnader
Schablonersättningen (Daily Subsistence Allowance - DSA) som EU-institutionen betalar som schablonbelopp månadsvis till arbetstagaren är bland annat avsett att täcka bostadskostnad inklusive driftskostnader. Ett belopp "avräknas" därför från arbetstagarens DSA som motsvarar belopp för ersättning för skälig och faktisk bostadskostnad inklusive driftskostnader.
4 Ersättning för resekostnader
När EU-institutionen finansierar resekostnader för arbetstagaren och medföljande familjemedlemmar måste även EU-institutionens övriga regelverk i fråga om biljettpriser och dylikt följas.
Vid tjänsteresor under tjänstgöringstiden som nationell expert betalar EU-institutionen ersättning för resekostnader och traktamente till arbetstagaren.
5 Ersättning för hälso- och sjukvårdskostnader
När EU-institutionen finansierar vissa kostnader för sjukvård och medicin måste EU-institutionens regelverk följas.
6 Ersättning för övriga merkostnader (merkostnadstillägg och medföljandetillägg)
Schablonersättningen (Daily Subsistence Allowance - DSA) som EU-institutionen betalar som schablonbelopp månadsvis direkt till arbetstagaren är bland annat avsett att täcka fördyrade levnadskostnader på grund av EU-tjänstgöringen. Ett belopp räknas därför av från arbetstagarens DSA som motsvarar belopp för merkostnadstillägg och i förekommande fall medföljandetillägg. Detta skrivs in i utlandskontraktet.
EU-institutionen betalar ytterligare ett schablonbelopp, (Monthly Allowance - MA), tillarbetstagaren. Beloppet för MA beror på avståndet mellan tjänstgöringsorten i hemlandet (där arbetstagaren har sin anställning) och stationeringsorten under tjänstgöringen som nationell expert.
Arbetstagaren är skyldig att under kontraktstiden lämna uppgift till anställningsmyndigheten i Sverige om de ersättningar som betalas av EU eller från annat håll. Upplysning om dessa ersättningar och förmåner ska anges i URA-kontraktet så att inte dubbla kostnadsersättningar utbetalas och så att ersättningar och förmåner kan hanteras med hänsyn till de gränser för skattefrihet som gäller enligt aktuell skattelagstiftning.
EU har bestämmelser om när en tjänstgöring som nationell expert kan avbrytas. Normalt gäller tre månaders varsel/uppsägningstid om EU-tjänstgöringen avslutas. Om arbetstagarens anställning vid anställningsmyndigheten i Sverige beslutar enbart anställningsmyndigheten.
Utlandskontrakt - Nationell expert
Här har vi tagit fram ett exempel på ett URA-kontrakt för arbetstagare som ska tjänstgöra som nationell expert i EU.
Exemplet innehåller en del redan ifyllda uppgifter och kan fungera som mall inför kontraktsskrivning. Komplettera med de uppgifter som är relevanta i det aktuella fallet.
Exemplet på ifyllt URA-kontrakt gäller för en arbetstagare vid myndigheten som ska tjänstgöra som nationell expert i Bryssel under två år och som har medföljande make/maka/sambo och barn.
Inför kontraktsskrivningen kan arbetsgivaren behöva kontrollera vissa förhållanden som är förutsättningar för att kontraktet ska kunna tecknas, till exempel att arbetstagaren, och i förekommande fall medföljande familjemedlemmar:
- Genomgått föreskriven läkarundersökning
- Fått nödvändiga/lämpliga vaccinationer
- Fått nödvändiga uppehålls- och arbetstillstånd
- Under utlandstjänstgöringen är fortsatt folkbokförda i Sverige
- Omfattas av svensk socialförsäkring (kontrolleras hos Försäkringskassan)
- Samt att arbetstagaren under hela utlandsstationeringen är fullt skattskyldig i Sverige.
Stödmaterial
Beskattning
En arbetstagare som är anställd vid en statlig myndighet i Sverige är under tjänstgöringen som nationell expert i en EU-institution fortsatt folkbokförd (enligt 14§ folkbokföringslagen) i Sverige.
Arbetstagaren är då fullt skattskyldig i Sverige vilket innebär att anställningsmyndigheten i Sverige under arbetstagarens tjänstgöringstid i EU-institutionen ska göra preliminärt skatteavdrag och betala arbetsgivaravgifter för arbetstagarens lön på samma sätt som vid tjänstgöring i Sverige.
Allt som EU betalar eller som ger som ersättning eller förmån till arbetstagaren är i grunden skattepliktigt i Sverige. På samma sätt som övriga statligt anställda med stationering utomlands kan dock även arbetstagare som är nationell expert omfattas av de skattebestämmelser som innebär skattefrihet för vissa ersättningar för merkostnader på grund av utlandsstationeringen. Dessa regler finns i 11 kap. inkomstskattelagen i 18§ om skattefrihet för hälso- och sjukvård, i 21§ om skattefrihet för bostad, barns deltagande i förskoleverksamhet/skolbarnomsorg, barns skolgång, medföljandetillägg och merkostnadstillägg samt i 27§ om skattefrihet för flyttningsersättningar.
De schablonersättningar och övriga kostnadsersättningar som kommissionen betalar till den nationella arbetstagaren behöver alltså inte tas upp till beskattning i Sverige till den del de sammanlagda kostnadsersättningarna från kommissionen motsvarar de kostnadsersättningar som är undantagna från beskattning enligt ovan. För att komma i åtnjutande av denna skattefrihet behöver en jämförelse göras mellan de ersättningar och förmåner som arbetstagaren erhåller från EU och de ersättningar och förmåner som anställningsmyndigheten i Sverige skulle ha kunnat utbetala eller tillhandahålla skattefritt genom ett URA-kontrakt om anställningsmyndigheten hade svarat för dessa ersättningar och förmåner.
I URA-kontraktet måste därför de kostnadsersättningar som utbetalas eller tillhandahålls av EU redovisas och det måste i varje del anges i vilken mån de motsvaras av en förmån som enligt URA är skattefri enligt reglerna i inkomstskattelagen.
För arbetstagaren finns då de båda schablonbeloppen (Daily Subsistence Allowance - DSA) och (Monthly Allowance - MA) som arbetstagaren får direkt av EU. Dessa schablonersättningar som EU-institutionen betalar månadsvis till den arbetstagaren är avsedda att täcka arbetstagarens merkostnader på stationeringsorten till exempel bostadskostnad, ökade levnadskostnader, kostnad för hemresor (utöver ut- och återresa), skolkostnader etcetera. I vilken mån DSA och MA kan göras skattefria beror på arbetstagarens familjesituation och val av boende resor etcetera.
Konstruktionen i URA-kontraktet är att de förmåner och ersättningar som arbetstagaren får direkt från EU "avräknas fiktivt" mot förmåner och kostnadsersättningar enligt URA på det sätt som anges i exemplet på URA-kontrakt för en nationell expert, se rubriken Utlandskontrakt - nationell expert.
För en ensamstående arbetstagare är det vanligtvis beloppet för merkostnadstillägg samt kostnad för bostad och resor till Sverige som kan "avräknas". För en familj med två vuxna och barn kan dessutom eventuellt belopp för medföljandetillägg samt kostnader för förskola och skola "avräknas".
I det fall summan av de ersättningar och förmåner som EU betalar eller tillhandahåller direkt till arbetstagaren överstiger vad som i kontraktet angivits motsvara kostnadsersättningar enligt bilaga till 13 § URA, är överskjutande del skattepliktig för arbetstagaren. I ett sådant fall ska arbetstagaren själv i sin deklaration uppge vilken ersättning från EU-kommissionen som är skattepliktig eftersom kommissionen inte gör något skatteavdrag på utbetalningar till arbetstagaren.
I det fall summan av de ersättningar som ges av EU direkt till arbetstagaren understiger vad som i kontraktet angivits motsvara kostnadsersättningar enligt bilaga till 13 § URA har inte anställningsmyndigheten i någon del skyldighet att betala mellanskillnaden såvida inte detta särskilt angivits i kontraktet.
En allmän skatteregel (utöver de särregler som är kopplade till URA-avtalet) som gäller hemresor generellt
Om arbetstagaren själv betalar resor (utöver för de resor som i förekommande fall gjorts skattefria enligt URA-kontraktet) kan arbetstagaren i självdeklarationen yrka avdrag för faktiska resekostnader (enligt 12 kap. 24 § inkomstskattelagen) för högst en hemresa per vecka inom eller mellan Europeiska unionens medlemsländer eller EES-länderna om arbetstagaren på grund av sitt arbete vistas på annan ort än den där han eller hans familj bor. Arbetstagaren måste ha familj i det land arbetstagaren reser till. Enligt skattebestämmelsen avses kärnfamilj, det vill säga man, hustru eller motsvarande och barn under 18 år.
Socialförsäkringsreglerna
Hur socialförsäkringsreglerna påverkar beror på om utsändningen avser ett land inom respektive utanför EU.
Socialförsäkring vid utsändning till ett land utanför EU
Enligt 5 kap. 4 § socialförsäkringsbalken ska den som sänds ut till ett annat land av en statlig arbetsgivare för arbete för arbetsgivarens räkning anses vara bosatt i Sverige under hela utsändningstiden om han eller hon tidigare någon gång varit bosatt här i landet.
Enligt 6 kap. 4 § socialförsäkringsbalken ska arbete utomlands för en arbetsgivare med verksamhet i Sverige anses som arbete i Sverige, om arbetstagaren är utsänd av arbetsgivaren. Om det är en statlig arbetstagare anses denne arbeta i Sverige under hela utsändningstiden.
Medföljande familjemedlemmar omfattas endast av den bosättningsbaserade försäkringen (5 kap. 8 § socialförsäkringsbalken) om de inte själva kvalificerar sig för den arbetsbaserade försäkringen.
Socialförsäkring vid utsändning till ett land inom EU
De statligt anställda tillhör svensk socialförsäkring under hela utsändningstiden. Detta eftersom offentligt anställda, enligt artikel 11.3.b. i förordning (EG) 883/2004, omfattas av lagstiftningen i det medlemsland till vilket förvaltningen som sysselsätter personen hör. Om arbetstagaren däremot skulle få ytterligare en offentlig anställning, i ett annat EU-land, gäller andra regler.
Medföljande bedöms självständigt. Om personen börjar arbeta i det andra medlemslandet är det vanligtvis huvudregeln om arbetslandets lagstiftning som är tillämplig, det vill säga att personen kommer att tillhöra det andra medlemslandets socialförsäkring, enligt artikel 11.3.a. i förordning (EG) 883/2004.
Om personen inte börjar arbeta i det andra medlemslandet ska personen som regel omfattas av bosättningslandets lagstiftning enligt artikel 11.3.e. i förordning (EG) nr 883/2004.
För att fastställa var en person ska anses bosatt enligt den EU-rättsliga bedömningen ska en bedömning göras av var personen har sitt varaktiga centrum för sina intressen. Det innebär att en sammanvägd bedömning ska göras utifrån olika faktorer där ingen enskild omständighet är avgörande (exempelvis vistelsens varaktighet, personens familjesituation, bostadsförhållanden med mera).
Vilka faktorer som Försäkringskassan, vid denna bedömning, ska ta hänsyn till framgår av EU-praxis och artikel 11 i förordning (EG) nr 987/2009.
Innan tjänstgöringen påbörjas ska Försäkringskassan utfärda vissa intyg.
Länktips
URA-försäkring (Kammarkollegiets webbplats) Öppnas i samma flik
Arbete i EU (Regeringskansliets webbplats) Öppnas i samma flik
Seconded National Expert (Europakommissionens webbplats) Öppnas i samma flik
Försäkringskassan Öppnas i samma flik
Inkomstskattelagen (Riksdagens webbplats) Öppnas i samma flik
Kontakt
Har du frågor om utlandstjänstgöring för statligt anställda?
Kontakta Dan Hultgren:
E-post: dan.hultgren@arbetsgivarverket.se
Telefon: 08-700 14 07