Det svenska perspektivet

Statliga myndigheters befogenheter gäller inom Sveriges gränser och de ska agera med stöd av svensk lagstiftning. Enligt 5 § förvaltningslagen får myndigheter endast vidta åtgärder som har stöd i rättsordningen.

Bestämmelsen är ett uttryck för den grundlagsfästa legalitetsprincipen och innebär att myndigheternas maktutövning i vidsträckt mening måste ha stöd i någon av de källor som tillsammans bildar rättsordningen. En sådan källa är sedvanerätt. Enligt sedvanerätten får en myndighet anställa och ingå olika typer av avtal utan att det uttryckligen står i en rättskälla. Det ska dock finnas någon form av normmässig förankring i all verksamhet som en myndighet bedriver. Det gäller såväl ärendehandläggning och beslut, som annan verksamhet. 

I rättsordningen förutsätts endast utlandsmyndigheter lokalanställa utomlands 

Lokalanställning innebär att en svensk arbetsgivare anställer en arbetstagare i ett annat land enligt det andra landets regelverk.

Att lokalanställa brukar anses vara förbehållet utrikesförvaltningen. Utlandsmyndigheterna förordnas av regeringen. 

Av förordning (2014:115) med instruktion för utrikesrepresentationen framgår att regeringen förutsätter att utlandsmyndigheterna anställer personal lokalt i de länder där de befinner sig och på andra sätt agerar med stöd av de regler som gäller där.

Utlandsmyndigheterna har alltså uttryckliga juridiska befogenheter att agera rättssubjekt för svenska staten utomlands, vilket andra myndigheter saknar.

Utlandsmyndigheternas närvaro i andra länder har vidare stöd i internationella konventioner, bland annat Wienkonventionen om diplomatiska förbindelser. De har alltså de tillstånd som krävs för att verka som arbetsgivare i det landet.

För andra statliga myndigheter som inte har denna rättskapacitet eller dessa juridiska befogenheter finns inte förutsättningarna att – utan en bakomliggande överenskommelse mellan Sverige (regeringen) och berört land – agera som juridiskt rättssubjekt i annat land.

Denna begränsning gäller såväl för myndigheter som enligt sin instruktion ska verka utomlands (till exempel Myndigheten för samhällsskydd och beredskap och Folke Bernadotteakademin) som för de statliga universiteten och högskolorna som vill anställa utomlands boende forskare i sina hemländer.

Vid utlandsmyndigheterna (till exempel svenska ambassader och konsulat) gäller vidare särskilda kollektivavtal (LOK och L-LOK) för lokalanställd personal. Vid distansarbete från utlandet gäller för närvarande inga av de svenska statliga kollektivavtalen utanför EU/EES-området. Inom EU/EES-området gäller de endast i två situationer, nämligen vid korta, enstaka vistelser i annat land och då en person bor i ett närliggande nordiskt land och normalt dagpendlar till Sverige för att arbeta. 

Inget förbud, men heller inget stöd för att anställa utomlands 

Det finns visserligen inget i svensk rätt som förbjuder att en svensk myndighet (som inte är en utlandsmyndighet) anställer någon enligt ett annat lands regler, alternativt låter en arbetstagare som är anställd i Sverige arbeta från ett annat land oreglerat eller så länge att det andra landets regler blir tillämpliga på anställningsförhållandet.

Det finns dock heller inget som stödjer att en svensk myndighet agerar på det sättet. Snarare tyder det mesta på att detta är ett scenario som kan leda till ett flertal problem. Om det finns möjlighet att anlita lokala resurser i ett annat land via nationella eller internationella bemanningsföretag, kan det därför vara ett alternativ att föredra.  

Om anställning sker enligt ett annat lands regler kan det exempelvis vara svårt eller omöjligt för den svenska myndigheten att följa dessa. Svenska kollektivavtalsvillkor gäller som utgångspunkt bara i de två situationer som anges ovan och inte utanför Sverige såvida parterna inte är överens om det. Svenska kollektivavtal är dessutom anpassade till svensk rätt och kan inte utan vidare tillämpas parallellt med utländska regler.

Om arbetstagaren omfattas såväl av den svenska som av det andra landets socialförsäkring (en situation som kan uppkomma utanför EU) kan arbetsgivaren åläggas att betala dubbla sociala avgifter.

Om en arbetstagare som är statligt anställd på en myndighet i Sverige både bor i ett annat EU-land och är anställd av en  annan offentlig arbetsgivare där,   omfattas hen av det andra EU-landets socialförsäkring om hen arbetar minst 25 procent i det landet.  

Och då kan den svenska myndigheten vara skyldig att betala sociala avgifter där. Dessutom kan sådana svenska kollektivavtalsförmåner som är kopplade till svenska socialförsäkringsförmåner (exempelvis föräldrapenningtillägg) sättas ur spel. 

Socialförsäkring och sjukvård vid distansarbete från utlandet

Myndigheten kan svårligen leva upp till de svenska arbetsmiljöreglerna.

Arbetsmiljö och arbetsledning vid distansarbete från utlandet

Uppstår vidare en arbetstvist kan en utländsk domstolsprocess bli både komplicerad och kostsam för myndigheten. För att undvika utländska arbetstvister  är det därför viktigt att myndigheten kommer överens med arbetstagaren om att svensk arbetsrätt ska gälla för anställningsförhållandet. Det går att avtala om detta inom EU/EES.

Internationell privaträtt och andra länders arbetsrätt

Svenska regler bör alltid gälla vid distansarbete från utlandet

Mot bakgrund av legalitetsprincipen och de problem som kan uppkomma vid distansarbete från utlandet, bör en myndighet fråga sig om den har stöd i rättsordningen och i sitt uppdrag att medge sådant arbete.

Om myndigheten väljer att medge distansarbetet bör ett antal frågor regleras i en enskild överenskommelse om distansarbete från utlandet. 

För det första bör myndigheten försäkra sig om att arbetsuppgifterna är möjliga och lämpliga att utföras utomlands. Arbetsuppgifter som innebär myndighetsutövning samt hantering av personuppgifter och/eller säkerhetskänsliga uppgifter ska kunna utföras rättssäkert och hanteras på ett säkert sätt i övrigt utifrån GDPR och annan gällande lagstiftning.

Arbetsuppgifter vid distansarbete från utlandet

För det andra bör myndigheten försäkra sig om att svensk arbetsrätt gäller för anställningsförhållandet. Så är vanligen fallet om den distansarbetande är anställd i Sverige och endast distansarbetar från utlandet under en kort tid när avsikten är att hen ska återvända till Sverige och fortsätta arbeta här.

Så är också fallet om arbetsgivaren och arbetstagaren ingår ett avtal om att svensk rätt ska gälla i fråga om anställningen när distansarbetet sker inom EU.

Om distansarbetet utförs under en längre period kan det vara lämpligt att avtala om en modell för tvistelösning i det fall en arbetstvist skulle uppkomma utomlands. Läs mer på sidan om internationell privaträtt och nationell arbetsrätt angående hur en myndighet kan reglera dessa frågor.

Internationell privaträtt och andra länders arbetsrätt

Vidare bör myndigheten och arbetstagaren komma överens om vad som ska gälla i arbetsmiljöhänseende under distansarbetsperioden, och myndigheten bör göra en riskbedömning och försäkra sig om att arbetstagaren har tecknat lämpliga försäkringar som gäller under utlandsvistelsen.

Arbetsmiljö och arbetsledning vid distansarbete från utlandet

Övrigt försäkringsskydd vid distansarbete från utlandet

Myndigheten bör också försäkra sig om att distansarbetet inte innebär att arbetstagaren slutar att omfattas av svensk socialförsäkring.

Socialförsäkring och sjukvård vid distansarbete från utlandet

Det europeiska perspektivet

Inom EU/EES råder fri rörlighet, vilket innebär att EES-medborgare (det vill säga EU-medborgare och medborgare i Norge, Island och Lichtenstein) i princip har fri rätt att uppehålla sig var som helst i medlemsländerna utan några villkor i tre månader, eller längre om vissa villkor är uppfyllda.

Det innebär att det i normalfallet bör fungera för en svensk medborgare att distansarbeta från ett annat EU/EES-land, åtminstone under kortare perioder.

EU-medborgare är, utöver detta, fria att ta arbete var som helst inom EU på samma villkor som medborgarna i landet där de söker arbete. Så om den som distansarbetar enligt ovan, också tar eller söker en anställning i ett annat EU-land, kan uppehållsrätten vara längre.

Rätt att uppehålla sig inom EU/EES

EU-medborgares rätt till fri rörlighet är en grundläggande princip som följer av den så kallade primärrätten (fördragen).

Genom artikel 21.1 i EUF-fördraget har de rätt att fritt resa och uppehålla sig inom andra medlemsstater. 

Genom det så kallade rörlighetsdirektivet (direktiv 2004/38/EG om rätten till rörlighet och bosättning), har EES-medborgare och deras familjemedlemmar rätt att vistas i andra medlemsstater under en period om tre månader utan uppehållstillstånd eller andra formaliteter, förutom kravet på ett giltigt id-kort eller pass. För längre perioder har den mottagande medlemsstaten rätt att kräva att en medborgare rapporterar sin närvaro i landet inom ”rimlig och icke-diskriminerande tid”.

Rapporteringsplikten kan innebära vissa administrativa krav, till exempel att personen fysiskt ska registrera sig på en viss myndighet, ansöka om ID-kort, uppvisa bevis på sjukförsäkring, ekonomiska tillgångar eller liknande. 

Uppehållsrätten kan vara längre än tre månader om personen är anställd eller egenföretagare i den mottagande medlemsstaten. Uppehållsrätt kan också finnas om han eller hon studerar i mottagarlandet, eller har tillräckliga resurser för att inte bli en börda för den mottagande medlemsstatens socialförsäkringssystem samt en heltäckande sjukförsäkring. 

Fri rörlighet för arbetstagare 

Den fria rörligheten för arbetstagare i fördragen omfattar rätt till rörlighet och uppehälle, familjemedlemmars rätt till inresa och uppehälle och rätten att arbeta i en annan medlemsstat och behandlas på samma sätt som medborgarna där.

En person har rätt att uppehålla sig en längre period än sex månader utan att behöva uppfylla några villkor, om han eller hon söker arbete i mottagarstaten och har en reell möjlighet att bli anställd.

En EU-medborgare har vidare rätt att acceptera ett erbjudande om anställning, att röra sig fritt inom EU och att uppehålla sig i en annan medlemsstat för att arbeta.

Alla unionsmedborgare får rätt till permanent uppehållstillstånd i den mottagande medlemsstaten efter fem års oavbruten laglig bosättning. EES-medborgare har rätt att arbeta i en medlemsstat på samma villkor som EU-medborgare. EU har också ett särskilt avtal med Schweiz. 

Brexit innebar att arbetstagares fria rörlighet mellan Förenade kungariket (Storbritannien och Nordirland) och övriga medlemsstater (EU27) upphörde den 31 december 2020. Rättigheterna för EU-medborgare som redan bodde och arbetade i Förenade kungariket vid denna tidpunkt och brittiska medborgare som bodde och arbetade i EU omfattas av utträdesavtalet. Det ger dem fortsatt rätt att stanna kvar eller arbeta, säkerställer icke-diskriminering och skyddar deras rättigheter i fråga om social trygghet.

Alla frågor om social trygghet i gränsöverskridande situationer som uppstått efter den 1 januari 2021 omfattas av handels- och samarbetsavtalet mellan EU och Förenade kungariket.

Det utomeuropeiska perspektivet

Det utomeuropeiska perspektivet innebär i korthet att en person som distansarbetar från ett land utanför EU/EES för en svensk arbetsgivare måste ha rätt att vistas i värdlandet enligt värdlandets egen lagstiftning.

I ett antal länder utanför EU/EES krävs för inresande icke-medborgare, förutom pass eller andra resehandlingar, även någon typ av visum och vid längre vistelser uppehållstillstånd.

Vissa länder kan även kräva arbetstillstånd av en person som distansarbetar för en svensk arbetsgivare, även om personen inte ska arbeta lokalt i värdlandet.   

Resehandlingar och visum – normalt ett ansvar för arbetstagaren

För att en svensk medborgare ska ha rätt att vistas i ett land utanför EU/EES kan det, förutom pass eller annan resehandling, krävas någon typ av visum för inresa till det aktuella landet. Olika länder har olika regelverk och ställer upp olika krav för att visum ska kunna beviljas.

För att veta säkert vad som gäller bör den som ska vistas i ett annat land i första hand vända sig till det aktuella landets ambassad i Sverige. 

En arbetstagare som själv tagit initiativ till, och har givits möjlighet att, distansarbeta från ett annat land har som utgångspunkt själv ansvaret för att ordna såväl resehandlingar som nödvändiga försäkringar.

Övrigt försäkringsskydd vid distansarbete från utlandet

För medföljande familjemedlemmar till utsända inom den svenska utrikesförvaltningen eller till utsända med vissa andra internationella uppdrag, hanteras ansökan om visum dock normalt av Utrikesdepartementet. 

Villkor som kan skilja sig vid inresa mellan olika länder kan vara:

• vilka resehandlingar som krävs
• vilken typ av visum som i förekommande fall krävs, och hur man ansöker om det
• om försäkring krävs på destinationen eller är en förutsättning för inresa
• hur länge man får vara i landet
• om man behöver uppvisa bevis på boende eller tillräckliga ekonomiska medel under vistelsen
• förutsättningarna för eventuellt uppehålls- och arbetstillstånd.

Några vanliga typer av visum är turistvisum, studentvisum och arbetsvisum.

Vissa länder utfärdar även visum för så kallade digitala nomader. En digital nomad kan beskrivas som en person som är geografiskt flexibel i sitt arbete, och som med hjälp av moderna digitala hjälpmedel kan arbeta nästan var som helst i världen. För ett sådant visum ställs vanligen höga krav, men det gäller oftast också under längre tid än ett vanligt turistvisum, ibland upp till ett år med möjlighet till förlängning. 

Ansökningsprocessen och dokumentationskraven kan se olika ut beroende på visumtyp och land. Det är därför alltid bäst att kontrollera vilka specifika krav som gäller för det land som vistelsen avser.

Vissa länder kan kräva ett arbetsvisum av arbetstagaren, även om denne enbart arbetar på distans för den svenska myndigheten och inte avser att ta anställning i värdlandet.

Ett annat lands syn på att svenska statstjänstemän arbetar där

Sammantaget kan ett antal faktorer inverka på hur det land från vilket distansarbetet ska ske ser på att en svensk statstjänsteman utför distansarbete på dess territorium. Syftet med vistelsen, vad personen ska arbeta med, och att personen kan försörja sig och inte riskerar att bli en belastning för det mottagande landets socialförsäkringssystem eller sjukvård kan vara av betydelse. 

Att en svensk arbetsgivare och arbetstagare är överens om att arbetstagaren kan distansarbeta från ett annat land, gör inte nödvändigtvis att det aktuella landet ser saken i samma ljus.

Det kan inte uteslutas att vissa länder i världen skulle kunna uppfatta närvaron av distansarbetande svenska statsanställda som en kränkning av sin nationella suveränitet.

Var gränsen går för en stats agerande på en annan stats territorium handlar till stor del om vad det aktuella landet är berett att tåla.